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Les messages de l'entreprise dans un seul système
Dans le système Codenica, un message ne se perd pas dans une boîte privée ou dans une messagerie utilisée au hasard. Vous pouvez écrire à un agent, à un employé, à un client ou à plusieurs destinataires en même temps. Le destinataire le lit lorsqu'il est disponible. Le système conserve l'historique, envoie une notification par e-mail aux personnes hors ligne et permet de poursuivre les échanges dans le Portail client. Codenica Cloud conserve les données dans Microsoft Azure, tandis que Codenica On-Premise fonctionne au sein de votre entreprise, à l'adresse de celle-ci et sur sa propre infrastructure.
La messagerie d'entreprise, même quand tout le monde n'est pas en ligne
Les messages du système Codenica ne nécessitent pas que tous les participants se retrouvent au même moment. Un utilisateur peut écrire depuis un ordinateur, un téléphone ou une tablette, puis le destinataire lit le message plus tard dans son navigateur. Codenica Cloud permet l'accès par Internet, tandis que Codenica On-Premise fonctionne dans le réseau de l'entreprise, même sans connexion Internet. Changer d'appareil ne supprime ni les échanges ni les informations déjà convenues.
Écrire d'abord, revenir au sujet ensuite
Toutes les informations ne doivent pas être transmises au moment précis où chacun est disponible. Un employé peut décrire un problème avant le début de la journée de l'équipe, un client peut ajouter des détails lorsqu'il les a et un agent peut répondre après avoir vérifié la situation. Si le destinataire n'est pas connecté, le système peut lui envoyer un e-mail pour l'informer d'un nouveau message. Lorsqu'il revient dans l'application, il retrouve le message et l'historique des échanges.
Des messages sans recharger la page
Le système de messagerie de l'application Codenica affiche immédiatement les nouveaux contenus lorsque le destinataire a l'application ouverte. S'il n'est pas dans le système, le message reste dans sa boîte de réception et une notification par e-mail peut l'en informer. Ce fonctionnement est différent d'une conversation où chacun doit répondre immédiatement. Vous pouvez écrire, fermer l'application, revenir au sujet plus tard et retrouver l'intégralité de l'historique devant vous.
Une boîte de réception, tout l'historique
- Les messages apparaissent dans la boîte de réception sans actualisation manuelle de la page. L'utilisateur voit tout de suite le nouveau message, mais il n'est pas obligé de répondre dans la minute. Cette organisation convient aux questions, aux décisions et aux informations qui demandent un peu de réflexion.
- L'historique permet de retrouver l'ordre dans lequel les informations ont été transmises. Vous pouvez vérifier ce qui a été écrit, revenir à une décision pendant le traitement d'un ticket et transmettre le sujet à une autre personne sans rechercher le contexte dans plusieurs boîtes e-mail.
- Un message peut être adressé à une personne, à plusieurs agents ou à un groupe de destinataires choisi. Le même système peut ainsi servir pour une courte information interne, une consigne à l'équipe ou un message destiné aux clients et aux employés.
Des messages d'entreprise pour chaque type de contact
Tous les échanges d'une entreprise ne se ressemblent pas. Un jour, un agent transmet une décision à un collègue ; le lendemain, il répond à un client ou à un employé qui utilise le Portail client. Le système de messagerie de l'application Codenica réunit ces situations dans un même environnement, avec leur historique et leurs droits d'accès. Codenica Cloud conserve les données dans Microsoft Azure, tandis que Codenica On-Premise les garde dans l'infrastructure de l'entreprise.
Système de messagerie interne
Les messages internes servent à transmettre des décisions, des questions et des informations qui ne devraient pas être dispersées dans des messageries privées. Un agent peut décrire l'état d'un ticket, un employé peut ajouter un détail manquant et la personne qui reprend le sujet retrouve les échanges précédents. Cette trace aide les équipes informatiques et help desk à travailler ensemble sans créer de nouveaux fils uniquement pour conserver le contexte.
Échanger avec les clients et les employés
Un client ou un employé n'a pas besoin d'adapter sa question aux heures pendant lesquelles un agent est disponible. Il peut envoyer un message avec une description, une question ou une information complémentaire, puis l'équipe répond après avoir pris connaissance du sujet. Si le contact doit devenir une prise en charge complète, le travail peut continuer dans un ticket sans perdre les échanges précédents.
Le Portail client pour recevoir les messages
Le Portail client regroupe les messages adressés aux clients ou aux employés dans un endroit facile à retrouver. L'utilisateur n'a pas besoin de se rappeler quelle adresse e-mail a servi aux échanges ni de demander le renvoi des décisions précédentes. Il peut se connecter, consulter ses sujets et lire un nouveau message avec son contexte. Codenica On-Premise peut proposer le Portail client à l'adresse locale de l'entreprise.
L'historique des échanges reste lié au compte
Un message envoyé par l'équipe n'est pas un e-mail isolé qu'il faudra ensuite rattacher à une personne et à un sujet. Il arrive dans le compte de l'utilisateur sur le Portail client, où celui-ci peut retrouver les messages et les réponses précédentes. Si le destinataire n'utilise pas le système à ce moment-là, une notification par e-mail l'informe du nouveau message.
Envoyer un message à plusieurs destinataires
Certaines informations concernent une seule personne, d'autres toute l'équipe ou plusieurs clients. Le système de messagerie de l'application Codenica permet de choisir plusieurs destinataires et de leur transmettre le même message sans créer plusieurs copies. Vous pouvez informer les agents d'un changement, transmettre une décision commune à plusieurs clients ou envoyer une information pratique aux employés. L'équipe garde la visibilité sur les personnes qui ont reçu le message.
Un message, sans copier-coller inutile
Les messages de groupe sont utiles lorsqu'il faut que chacun dispose de la même version d'une information. Vous préparez le message une fois, choisissez les destinataires et évitez qu'une phrase importante disparaisse dans une copie ou qu'une autre version d'une décision soit envoyée. Cette fonction convient au travail d'équipe, aux échanges avec plusieurs personnes côté client et au partage d'informations entre les agences d'une entreprise.
Questions fréquentes
