Le Portail client serait-il utile à votre entreprise ?
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Portail client pour employés et clients - tickets, connaissances et support helpdesk
Le Portail client fait partie du système Codenica et s'adresse aux personnes prises en charge par une entreprise ou une équipe informatique. Un employé ou un client peut se connecter, créer et suivre un ticket, chercher une réponse dans la base de connaissances, utiliser le chat ou la messagerie et consulter les ressources et documents qui lui sont attribués. Chaque utilisateur ne voit que les informations partagées par un administrateur. La version Cloud du système Codenica fonctionne dans Microsoft Azure. Avec On-Premise, vous installez l'application dans votre entreprise et conservez les données dans votre propre infrastructure.
Le Portail client aux couleurs de votre entreprise
Le Portail client est l'endroit où les employés et les clients échangent avec votre entreprise. Après leur connexion, ils doivent retrouver un environnement qui correspond à l'organisation qu'ils connaissent, et non une interface portant le nom d'un éditeur logiciel. Le système Codenica vous permet d'adapter le portail à votre identité visuelle et d'offrir aux utilisateurs un point de contact clair avec l'équipe support.
Un portail qui ressemble à votre entreprise
Un administrateur peut ajouter une bannière avec le logo de l'entreprise, définir les couleurs et choisir les éléments visibles pour les utilisateurs. Le Portail client ne doit pas ressembler à un outil extérieur destiné à signaler des problèmes - il peut devenir une partie cohérente de votre environnement de support. C'est utile lorsqu'une équipe informatique accompagne les employés ou lorsqu'une entreprise traite les demandes de clients, les interventions, les garanties et les réclamations.
Réglages d'affichage et de langue du Portail client
Le Portail client est souvent utilisé par des personnes qui ne travaillent pas chaque jour avec des systèmes helpdesk. Une interface claire et quelques réglages pratiques facilitent son utilisation sans explications supplémentaires. Les utilisateurs peuvent choisir le mode d'affichage de l'application et la langue dans laquelle ils souhaitent lire les messages et les formulaires.
Mode clair ou sombre
Les utilisateurs du Portail client peuvent choisir le mode clair ou sombre selon leurs conditions de travail et leurs habitudes. Ce réglage modifie l'affichage de l'interface, mais ne change ni les données, ni les tickets, ni les permissions du compte.
Palette de couleurs
Les couleurs du portail peuvent être adaptées aux réglages et à l'identité visuelle de votre entreprise. Les utilisateurs reconnaissent plus facilement le bon environnement et le Portail client reste cohérent avec les autres points de contact de votre organisation.
Langue préférée
Le Portail client prend en charge plusieurs langues. Un employé ou un client peut donc utiliser l'interface dans la langue qui lui convient le mieux. C'est particulièrement utile pour les entreprises qui travaillent avec des équipes internationales ou des clients de différents pays.
Un système de tickets dans le Portail client
Le système de tickets du Portail client offre un point d'entrée simple pour les demandes de support. Un employé ou un client peut décrire un problème, une question ou un besoin, puis vérifier ce qui se passe avec son ticket. La liste des tickets affiche les informations essentielles sans devoir ouvrir chaque dossier. L'utilisateur voit si le ticket a été reçu, qui le traite et quel est son statut. Du côté de l'équipe support, le ticket arrive dans le même système Codenica, où sont gérés le traitement, la communication et l'historique complet.
Un seul endroit pour contacter votre entreprise et l'équipe support
Le Portail client rassemble la communication entre une entreprise et ses employés ou clients externes. Les utilisateurs peuvent créer et suivre des tickets, consulter la base de connaissances, discuter, envoyer des messages et voir les ressources qui leur sont partagées. L'équipe helpdesk travaille avec les mêmes données dans le module principal du système Codenica. Les informations ne doivent donc pas être recopiées entre plusieurs outils.
Libre-service pour clients et employés, 24 h/24
- Le Portail client est accessible depuis un navigateur web sur ordinateur, tablette ou téléphone. Les utilisateurs peuvent vérifier leurs tickets, lire un message, parcourir la base de connaissances ou consulter leurs ressources attribuées dès qu'ils en ont besoin.
- Une base de connaissances bien tenue permet de chercher une réponse avant de créer un ticket. Lorsqu'une aide personnalisée est nécessaire, l'utilisateur peut envoyer un ticket, joindre des fichiers et poursuivre les échanges dans le même environnement.
- Les informations visibles dans le Portail client dépendent de la configuration du système et des permissions de l'utilisateur. Celui-ci n'accède pas à toute la base de données de l'entreprise : il voit uniquement ses tickets, les ressources et documents partagés et les contenus destinés à son groupe.
Base de connaissances et libre-service dans le Portail client
La base de connaissances est le premier endroit où l'utilisateur peut chercher une réponse à une question fréquente. Dans le Portail client, un employé ou un client peut consulter les instructions, procédures et réponses partagées avant de créer un ticket pour obtenir une aide personnalisée. L'équipe helpdesk reçoit moins de questions répétitives et l'utilisateur trouve plus rapidement une solution.
Chat et messagerie dans le Portail client
Toutes les demandes ne nécessitent pas immédiatement un ticket, mais les échanges importants ne devraient pas disparaître dans des boîtes e-mail privées. Le système Codenica propose un chat d'entreprise et une messagerie dans le Portail client. Le chat convient aux échanges rapides, tandis que la messagerie permet une communication différée et facilite la consultation des informations précédentes. Les deux canaux restent dans le système et suivent les permissions configurées.
Chat d'entreprise
Le chat d'entreprise permet de contacter l'équipe support sans passer par une messagerie externe. Un employé ou un client peut poser une question courte, préciser une demande en cours et poursuivre l'échange dans le Portail client. L'historique du chat reste dans le système et les accords précédents sont plus faciles à retrouver.
Système de messagerie
Le système de messagerie convient aux communications qui ne doivent pas avoir lieu en temps réel. L'utilisateur peut envoyer un message, ajouter des pièces jointes et retrouver l'ensemble de l'échange sans chercher dans sa boîte e-mail. Pour l'équipe support, chaque message reste associé au bon utilisateur et au contexte de la demande.
Créer un ticket dans le Portail client
Créer un ticket ne doit pas demander de connaître la terminologie du helpdesk ni l'organisation de l'équipe informatique. Le formulaire du Portail client guide l'utilisateur dans les informations nécessaires pour décrire un problème, une question ou une demande. Il peut joindre des fichiers, des ressources et des documents lorsqu'ils aident à expliquer la situation. L'équipe support reçoit une description plus complète dès le début et l'utilisateur évite de répondre plusieurs fois aux mêmes questions.
Nouveau ticket
Un employé ou un client peut créer un ticket directement dans le Portail client et ajouter les informations dont l'équipe support a besoin. Le lien avec une ressource, un document ou un échange précédent aide à comprendre le contexte du dossier. Le traitement du ticket commence ainsi avec davantage d'informations, tandis que l'utilisateur peut suivre son statut et répondre au même endroit.
Ressources et documents attribués dans le Portail client
Le Portail client peut afficher les ressources et les documents attribués au compte d'un utilisateur. Un employé peut consulter son ordinateur ou un autre appareil, tandis qu'un client externe voit les informations partagées dans le cadre du support. Les données sont accessibles en lecture selon la configuration du système, sans permettre à l'utilisateur de modifier lui-même l'inventaire de l'entreprise.
Questions fréquentes
