Vous avez besoin de mieux organiser les changements IT ?
Découvrez la planification, les approbations et la documentation des changements dans l'application Codenica.
Gestion des changements ITIL dans un système de service desk
La gestion des changements informatiques ne devrait pas commencer par un message envoyé au hasard ni se terminer par un simple constat de réussite. Avec la licence Enterprise, l'application Codenica permet d'indiquer la raison du changement, d'évaluer son impact et ses risques, de planifier les étapes suivantes, de recueillir les approbations, d'attribuer les tâches et de conserver l'historique complet de sa mise en œuvre. Le service desk Codenica étend le système avec des processus ITSM et ITAM afin que les équipes IT travaillent à partir des mêmes informations. Codenica Cloud conserve les données dans Microsoft Azure. La version On-Premise fonctionne au sein de l'entreprise, sur sa propre infrastructure, et peut travailler 100% hors ligne, sans Internet ni contact avec les serveurs Codenica.
La gestion des changements au sein du service desk Codenica
Un changement peut concerner un serveur, un réseau, une application, un appareil, une configuration ou un service dont l'entreprise a la responsabilité. Son dossier doit donc rester lié au reste de la documentation. Le logiciel Codenica relie les changements aux tâches, aux actifs IT, aux tickets, aux problèmes, aux versions et aux notes. L'équipe voit ce qui doit être fait, qui en est responsable et quels éléments de l'environnement peuvent être concernés. La version On-Premise permet de conserver ce processus dans le réseau de l'entreprise, même lorsque l'application doit fonctionner sans accès à Internet.
Plusieurs vues pour un même changement
Tout le monde ne travaille pas de la même façon avec le registre des changements. Vous pouvez consulter les changements dans une vue des éléments, utiliser un tableau avec des colonnes configurables ou ouvrir le détail d'un changement précis. Les administrateurs et les responsables des changements adaptent l'affichage à leur travail quotidien. Une personne qui analyse un cas retrouve ainsi les informations utiles sans parcourir des écrans qui ne le concernent pas.
Modèles et connaissances pour planifier un changement
Les changements récurrents ne doivent pas être décrits depuis le début à chaque fois. L'application Codenica permet d'utiliser des modèles préparés, des décisions précédentes et des articles de la base de connaissances afin de garder une documentation cohérente lors des mises en œuvre suivantes. Les informations importantes sont moins souvent oubliées, tout en laissant la place de décrire ce qui est particulier au changement en cours.
Liens avec les autres éléments du service desk
Le système Codenica peut relier un changement à un ticket, un problème, une version, un actif IT, un document ou une tâche. La personne qui évalue le changement en voit le contexte, et l'équipe n'a pas à rechercher les informations dans plusieurs registres séparés. Une fois le travail terminé, il reste clair ce que le changement concernait et quels éléments de l'environnement pouvaient être touchés.
Modifier plusieurs changements à la fois
Lorsqu'une équipe suit de nombreux changements, ouvrir chaque élément séparément fait rapidement perdre du temps. La solution Codenica permet de mettre à jour certains champs sur plusieurs changements, par exemple le statut, l'attribution ou la catégorie. Le registre peut ainsi être mis à jour plus rapidement, sans perdre la cohérence des données.
Étapes, tâches et responsabilités
Un changement important se résume rarement à une seule action réalisée par une seule personne. Dans la plateforme Codenica, vous pouvez le diviser en étapes et en tâches précises, les attribuer aux bonnes personnes et suivre l'avancement. Chacun connaît la partie dont il est responsable et la personne qui coordonne le changement voit ce qui est terminé et ce qui reste à faire.
Suivre le temps consacré aux changements
Pour les changements qui comportent plusieurs étapes, il est utile de savoir combien de travail la mise en œuvre a réellement demandé. Le logiciel Codenica permet d'enregistrer le temps consacré aux tâches liées à un changement. L'équipe peut ainsi mieux comprendre sa charge, préparer les prochaines actions et comparer les estimations avec le travail réellement effectué.
Approuver un changement avant sa mise en œuvre
Tous les changements ne présentent pas le même niveau de risque. Avant de commencer, l'équipe doit savoir qui a pris la décision, quelles informations ont été vérifiées et pourquoi le changement peut être mis en œuvre. L'application Codenica rassemble cette étape et conserve les personnes responsables ainsi que l'historique des décisions.
Qui doit approuver le changement ?
Dans le logiciel Codenica, vous indiquez les personnes qui doivent examiner et approuver un changement avant le début de sa mise en œuvre. Elles peuvent vérifier sa description, son impact sur l'environnement, les actifs IT liés et le plan de mise en œuvre. Après la décision, l'approbation reste enregistrée dans le système. Il est donc possible de savoir plus tard qui a accepté la mise en œuvre et à quel moment. Cela compte pour les changements touchant les services, l'infrastructure et les données de l'entreprise.
Planifier le changement avant de le mettre en œuvre
Un dossier de changement utile contient plus qu'un titre et une date. Il doit expliquer pourquoi le changement est nécessaire, ce qu'il concerne, ce qui pourrait être perturbé et comment revenir à l'état précédent si la mise en œuvre ne donne pas le résultat attendu. Le logiciel Codenica permet de réunir ces informations avant le début du travail et d'identifier les conflits possibles avec d'autres activités.
Décrire d'abord, agir ensuite
Le formulaire de changement permet d'enregistrer la justification, le périmètre, l'analyse d'impact et des risques, le calendrier, le plan de mise en œuvre et le plan de retour en arrière. Les personnes concernées ne doivent pas se fier à un message court ou à un accord oral. Elles voient ce qui doit se passer, les conditions à respecter et les points à vérifier après la mise en œuvre. L'application Codenica accompagne ainsi le passage d'une idée à une mise en œuvre contrôlée.
Relier les actifs IT et la documentation au changement
Un changement n'existe pas isolément. Il peut concerner un ordinateur, un serveur, une application, un équipement réseau, une licence ou un document décrivant une configuration. Le logiciel Codenica relie les changements aux actifs et à la documentation afin que l'analyse d'impact s'appuie sur des informations issues de l'environnement réel. C'est à cet endroit que la gestion des changements rejoint l'ITAM et la gestion des actifs IT.
Le contexte technique du changement
Dans l'application Codenica, vous pouvez associer à un changement les actifs IT et les documents qui permettent de comprendre l'action prévue. L'équipe voit quel matériel, logiciel ou composant d'infrastructure peut être concerné. La personne qui approuve dispose des informations nécessaires pour évaluer les risques. Codenica Cloud conserve ces données dans Microsoft Azure. La version On-Premise garde les actifs liés, les documents et l'historique des changements dans l'infrastructure de l'entreprise.
Documenter les décisions et les actions de chaque changement
Après quelques semaines, il est difficile de reconstituer un changement à partir des souvenirs de l'équipe ou de messages répartis dans plusieurs boîtes e-mail. Les notes attachées au changement conservent les décisions, les contrôles effectués, les commentaires et les informations sur le travail terminé. L'historique ne s'arrête donc pas au moment de la clôture de la mise en œuvre et peut servir lors d'un changement similaire.
Une documentation qui reste avec le changement
Les notes permettent de documenter les décisions, les observations et les prochaines étapes sans les séparer du changement. La personne qui reprend le sujet retrouve le contexte précédent et l'équipe peut y revenir lors de la revue d'une mise en œuvre terminée. Le système Codenica conserve cet historique avec les autres données du changement. En version On-Premise, il peut rester dans l'infrastructure de l'entreprise sans être envoyé vers des serveurs externes.
Questions fréquentes
