W nowoczesnych systemach ITSM i ITAM jednym z najważniejszych elementów porządkujących pracę jest logiczny podział wszystkich obiektów na lokalizacje i oddziały. Dotyczy to zarówno ewidencji i inwentaryzacji zasobów IT, jak i obsługi zgłoszeń w systemie ticketowym, bazy wiedzy, notatek, akceptacji, potwierdzeń oraz pozostałych elementów wykorzystywanych w codziennej pracy zespołów helpdesk i service desk. Odpowiednio zaprojektowany podział danych pozwala zachować porządek, ułatwia zarządzanie widocznością oraz znacząco przyspiesza orientację w strukturze informacji - niezależnie od skali organizacji.
Model podziału na firmy, oddziały, sekcje i pokoje
Mechanizm lokalizacji w Codenica ITSM + ITAM stanowi jeden z fundamentów porządkowania danych zarówno w ewidencji i inwentaryzacji, jak i w systemie ticketowym oraz pozostałych modułach aplikacji. Został zaprojektowany elastycznie, dzięki czemu te same pola mogą być wykorzystywane zarówno w firmach obsługujących wiele organizacji zewnętrznych, jak i w firmach korzystających z systemu wyłącznie wewnętrznie.
- Firmy świadczące usługi IT dla wielu klientów
- Pole Lokalizacja najlepiej wykorzystywać jako nazwę obsługiwanej firmy,
- Pole Oddział jako jej oddział, filię lub miejscowość.
- Firmy korzystające z systemu wewnętrznie
- Pole Lokalizacja może określać działy organizacyjne (np. IT, HR, Księgowość),
- Pole Oddział wskazywać lokalizację geograficzną jednostki firmy.
Dodatkowo mechanizm lokalizacji pozwala na precyzyjne określenie położenia obiektów dzięki dwóm uzupełniającym polom:
- Sekcja - np. piętro, skrzydło budynku, strefa lub wydzielona część przestrzeni.
- Numer pokoju - dokładne fizyczne miejsce obiektu.
Pola Lokalizacja i Oddział pełnią rolę logicznego podziału danych, natomiast Sekcja i Numer pokoju odpowiadają za ich fizyczne uszczegółowienie.
Lokalizowanie obiektów w ewidencji i inwentaryzacji
W ewidencji i inwentaryzacji zasobów IT możliwość logicznego przypisania obiektów do określonej struktury organizacyjnej ma kluczowe znaczenie dla zachowania porządku i spójności danych. Dotyczy to wszystkich elementów infrastruktury, takich jak komputery, urządzenia sieciowe, sprzęt peryferyjny, licencje oraz oprogramowanie. Dzięki temu każdy zasób posiada jasno określony kontekst organizacyjny i operacyjny. Ułatwia to codzienną pracę zespołów IT, szczególnie w środowiskach, gdzie liczba obiektów dynamicznie rośnie. Taki model pozwala również uniknąć chaosu informacyjnego oraz błędnych przypisań sprzętu.
Takie podejście sprawia, że ewidencja i inwentaryzacja są czytelne i łatwiejsze w utrzymaniu. Jednoznaczne przypisanie obiektów do struktury organizacyjnej pozwala szybciej odnaleźć sprzęt, analizować jego rozmieszczenie oraz planować działania administracyjne i techniczne. Dane te wykorzystywane są w raportach, analizach, audytach wewnętrznych oraz kontroli majątku IT, dzięki czemu ewidencja staje się praktycznym źródłem wiedzy o środowisku informatycznym organizacji.
Lokalizowanie ticketów w systemie ticketowym
Przypisywanie zgłoszeń do odpowiedniej struktury organizacyjnej jest jednym z ważnych elementów skutecznej obsługi ticketów. Już na etapie przyjęcia zgłoszenia system może jednoznacznie określić, do jakiego obszaru organizacji ono należy. Pozwala to zachować porządek w kolejce zgłoszeń oraz usprawnia pracę zespołów helpdesk i service desk. Takie podejście eliminuje konieczność ręcznego sortowania zgłoszeń przez agentów. W efekcie czas reakcji skraca się, a proces obsługi staje się bardziej przewidywalny.
Automatyzacja systemu ticketowego
System Codenica umożliwia również zaawansowaną automatyzację przypisywania zgłoszeń. Dzięki regułom automatyzacji oraz integracji z pocztą e-mail możliwe jest określenie, w jaki sposób zgłoszenia mają być klasyfikowane już w momencie ich rejestracji. Eliminuje to błędy ludzkie oraz przyspiesza proces obsługi. Automatyczne reguły sprawdzają się szczególnie w środowiskach obsługujących wiele firm lub wiele działów wewnętrznych. Dzięki temu system od razu „wie”, gdzie dane zgłoszenie powinno trafić.
Dzięki automatyzacji już na etapie przyjęcia zgłoszenia możliwe jest jego poprawne sklasyfikowanie bez udziału człowieka. Pozwala to znacząco skrócić czas reakcji i uniknąć dodatkowych kroków administracyjnych. Zgłoszenia trafiają bezpośrednio do właściwej kolejki lub zespołu. Ma to ogromne znaczenie przy dużej liczbie ticketów oraz w środowiskach wieloorganizacyjnych. Cały proces obsługi staje się bardziej uporządkowany i skalowalny.
Lokalizowanie rozwiązań w bazie wiedzy
Baza wiedzy w Codenica ITSM + ITAM może być precyzyjnie dopasowana do kontekstu organizacyjnego dzięki mechanizmowi przypisywania treści do określonych struktur. Umożliwia to tworzenie rozwiązań dedykowanych konkretnym firmom, zespołom lub działom. Takie podejście zwiększa użyteczność bazy wiedzy i ogranicza liczbę nieistotnych informacji. Użytkownicy szybciej odnajdują właściwe instrukcje i procedury. W efekcie baza wiedzy staje się realnym wsparciem w codziennej pracy.
Taki model pracy zapobiega chaosowi informacyjnemu i dublowaniu treści. Każda instrukcja trafia dokładnie do tej grupy odbiorców, dla której została przygotowana. Ułatwia to utrzymanie aktualności dokumentacji oraz jej dalszy rozwój. Baza wiedzy pozostaje przejrzysta nawet przy dużej liczbie artykułów. Jest to szczególnie istotne w organizacjach obsługujących wielu klientów lub rozbudowane struktury wewnętrzne.
Lokalizowanie zadań, notatek, zapotrzebowań, akceptacji i potwierdzeń
Mechanizm przypisywania kontekstu organizacyjnego obejmuje również pozostałe elementy systemu, takie jak notatki, zapotrzebowania, akceptacje oraz potwierdzenia. Każdy z tych obiektów może funkcjonować w ramach jasno określonej struktury. Pozwala to zachować spójność procesów oraz pełną kontrolę nad obiegiem informacji. Rozwiązanie to sprawdza się zarówno w prostych, jak i bardzo rozbudowanych środowiskach. Wszystkie dane pozostają logicznie powiązane ze sobą.
Dzięki takiemu podejściu system pozostaje spójny niezależnie od rodzaju obsługiwanych obiektów. Te same zasady obowiązują dla zasobów IT, zgłoszeń, dokumentów oraz procesów decyzyjnych. Ułatwia to zarządzanie dostępami i odpowiedzialnościami w organizacji. Każdy użytkownik pracuje w jasno określonym zakresie. W efekcie całe środowisko jest uporządkowane, bezpieczne i łatwe w utrzymaniu.
Definiowanie lokalizacji i oddziałów firm
Lokalizacje oraz oddziały w systemie Codenica ITSM + ITAM definiowane są jako wartości słownikowe dostępne w ustawieniach aplikacji. Konfiguracja ta znajduje się w Ustawienia systemu → Globalne → Lokalizacje oraz analogicznie w sekcji Oddziały. Dzięki takiemu podejściu wartości te są centralnie zarządzane i zawsze wybierane z list rozwijanych w całym systemie. Eliminuje to literówki, niespójne nazewnictwo oraz przypadkowe duplikaty. Jednokrotne zdefiniowanie lokalizacji i oddziałów sprawia, że mogą być one konsekwentnie wykorzystywane w ewidencji, inwentaryzacji, systemie ticketowym, bazie wiedzy oraz pozostałych modułach aplikacji.
Audyt IT i import danych z uwzględnieniem lokalizacji
Audyt IT oraz audyt oprogramowania stanowią jeden z ważnych elementów skutecznego zarządzania zasobami IT. Codenica ITSM + ITAM umożliwia wykonywanie cyklicznych skanów komputerów, a następnie ładowanie wyników tych audytów bezpośrednio do centralnej bazy danych. Na etapie importu danych ze skanowania możliwe jest jednoznaczne przypisanie zaudytowanych zasobów do określonej struktury organizacyjnej. Dzięki temu już od pierwszego momentu dane audytowe są uporządkowane i gotowe do dalszej analizy. Ma to ogromne znaczenie szczególnie w przypadku firm obsługujących wiele organizacji, gdzie audyty wykonywane są równolegle dla różnych klientów i ich oddziałów. Taki model pozwala przechowywać wyniki audytów w sposób przejrzysty, spójny i łatwy do raportowania.
Podsumowanie
Mechanizm lokalizacji w Codenica ITSM + ITAM stanowi fundament uporządkowanego zarządzania danymi w całym systemie. Umożliwia logiczne przypisywanie zasobów, zgłoszeń, dokumentów i procesów do struktury organizacyjnej, zapewniając spójność i kontrolę nad środowiskiem IT. Sprawdza się zarówno w firmach obsługujących wielu klientów, jak i w organizacjach korzystających z systemu wewnętrznie. W połączeniu z RBAC pozwala precyzyjnie zarządzać widocznością danych i zakresem odpowiedzialności użytkowników.