Codenica dla małej firmy

Właściciel małej firmy nie musi tworzyć osobnego działu IT, żeby wiedzieć, jakie komputery, telefony, drukarki, samochody czy narzędzia posiada i kto z nich korzysta. Potrzebuje jednak miejsca, w którym te informacje nie giną w arkuszach, wiadomościach i prywatnych notatkach.

System Codenica łączy ewidencję wyposażenia, oprogramowania i licencji z obsługą zgłoszeń, bazą wiedzy oraz - w planach Plus i Enterprise - monitoringiem komputerów pracowników. Dzięki temu możesz sprawdzić stan firmowego sprzętu, przypisanie urządzeń, historię zgłoszeń i informacje zebrane ze stanowisk pracy bez przechodzenia między kilkoma narzędziami.

Aplikacja nie jest przeznaczona wyłącznie dla firm informatycznych. Sklep z oponami może prowadzić w nim ewidencję komputerów, telefonów, samochodów, narzędzi i wyposażenia serwisu. Biuro, warsztat, firma usługowa albo mały zakład może zbudować własny sposób opisywania zasobów, dokumentów, pracowników i codziennych zgłoszeń.

W praktyce program Codenica może pomóc małej firmie w kilku różnych obszarach:

prowadzeniu ewidencji sprzętu i innych zasobów, razem z osobą odpowiedzialną, lokalizacją, dokumentami i historią zmian;
automatycznym zbieraniu informacji o komputerach, podzespołach, systemie, drukarkach, urządzeniach USB i zainstalowanym oprogramowaniu;
prowadzeniu audytu sprzętu i oprogramowania oraz sprawdzaniu, jakie programy i licencje są faktycznie używane;
monitorowaniu komputerów pracowników - między innymi czasu pracy, aktywności, aplikacji, internetu, USB, plików, drukowania, transferów danych i sygnałów związanych z bezpieczeństwem, w zakresie wybranym przez firmę;
obsłudze zgłoszeń pracowników i klientów wraz z korespondencją, zadaniami oraz pełną historią;
tworzeniu własnych ewidencji, także poza obszarem IT - na przykład dla samochodów, kluczy, narzędzi, mebli, dokumentów lub wyposażenia biura;
udostępnieniu pracownikom i klientom portalu do zgłaszania problemów, sprawdzania ich statusu i potwierdzania odbioru sprzętu lub wykonania określonych czynności;
zebraniu instrukcji i odpowiedzi w bazie wiedzy, żeby typowych problemów nie trzeba było za każdym razem wyjaśniać od początku.

Ile kosztuje Codenica dla małej firmy?

Najpierw warto ustalić, ile osób będzie potrzebowało pełnego dostępu do systemu i czy firma chce tylko prowadzić ewidencję oraz obsługiwać zgłoszenia, czy także monitorować komputery i automatycznie zbierać dane ze stanowisk pracy. Na cenę wpływa również wybór wersji Cloud albo On-Premise.

Przy rozliczeniu rocznym jedna licencja Codenica Cloud kosztuje obecnie netto 420 zł w planie Starter, 900 zł w planie Plus i 1 800 zł w planie Enterprise. Wersja On-Premise jest rozliczana rocznie i wymaga zakupu co najmniej trzech licencji: odpowiednio 1 800 zł, 3 420 zł albo 6 300 zł netto za minimalne zamówienie. Aktualne ceny i limity znajdziesz na stronie z cennikiem.

Licencjonowanie współbieżne - płacisz za dostęp, nie za każdą osobę

Licencje użytkowników są współbieżne. Jeżeli firma ma dwie licencje, w danym momencie mogą pracować dwie osoby, ale z tych kont może korzystać większa liczba pracowników - kolejno, zależnie od potrzeb. Jest to praktyczne rozwiązanie dla małego zespołu, w którym nie wszyscy pracują w systemie jednocześnie.

W wersji Cloud możesz zacząć od jednej licencji i wybrać rozliczenie miesięczne albo roczne.
Wersja On-Premise ma minimalne zamówienie obejmujące trzy licencje i rozliczenie roczne.
Konto obserwatora oraz portal dla pracowników i klientów nie wymagają kupowania osobnej licencji użytkownika.
Liczba zgłoszeń w systemie ticketowym nie jest ograniczana osobną opłatą za każdy ticket.
Wybrane limity, na przykład liczba zasobów albo monitorowanych komputerów, można zwiększać zgodnie z ofertą dodatkowych pakietów.

Starter, Plus czy Enterprise - czego potrzebuje mała firma?

Plan warto dobrać do sposobu pracy, a nie tylko do liczby komputerów. Jeżeli firmie zależy przede wszystkim na ewidencji, zgłoszeniach i dostępie do informacji, wystarczy niższy wariant. Jeżeli potrzebny jest bieżący obraz stanowisk pracy, audyt sprzętu i oprogramowania albo reguły ograniczające ryzykowne działania, trzeba wybrać plan obejmujący monitoring komputerów.

Starter obejmuje ewidencję zasobów, oprogramowania i licencji, nielimitowany system ticketowy, bazę wiedzy, portal oraz konto obserwatora. Nie obejmuje monitorowania komputerów przez Codenica Insight Agent.
Plus dodaje monitoring komputerów, automatyczny audyt sprzętu i oprogramowania, kontrolę aplikacji, internetu, USB, plików i drukowania oraz możliwość definiowania reguł blokowania. Jedna licencja Plus obejmuje do 50 000 elementów ewidencji i 50 monitorowanych komputerów.
Enterprise jest przeznaczony dla firm, które potrzebują większych limitów oraz rozbudowanych zasad monitorowania, procesów i zmian. Jedna licencja Enterprise obejmuje do 100 000 elementów ewidencji i 100 monitorowanych komputerów.

Limity zwiększają się wraz z kolejnymi licencjami, a sposób ich naliczania zależy od wybranego trybu. W On-Premise minimalne zamówienie obejmuje trzy licencje, dlatego limity widoczne dla tej wersji zaczynają się od większych wartości. Obie wersje korzystają z tych samych głównych obszarów systemu: ewidencji, inwentaryzacji, obsługi zgłoszeń, portalu i bazy wiedzy.

Monitoring komputerów warto wdrażać z jasno określonym celem i zakresem. Pracownicy powinni wiedzieć, jakie dane są zbierane, po co są potrzebne i według jakich zasad firma będzie z nich korzystać. Codenica dostarcza narzędzia, ale nie zastępuje wewnętrznych procedur ani obowiązków pracodawcy.

Cloud czy On-Premise - co wybrać w małej firmie?

Obie wersje oprogramowania Codenica służą do tej samej pracy z zasobami, zgłoszeniami, dokumentami i monitoringiem. Różnią się miejscem uruchomienia systemu, sposobem przechowywania danych oraz tym, kto utrzymuje infrastrukturę.

Codenica Cloud - prostszy start

Codenica Cloud działa online w chmurze Microsoft Azure. Firma nie musi kupować ani utrzymywać własnego serwera aplikacji, konfigurować środowiska bazy danych ani samodzielnie przygotowywać całej infrastruktury potrzebnej do uruchomienia systemu. To wygodniejszy wybór, gdy chcesz szybko rozpocząć pracę, mieć dostęp przez przeglądarkę i nie angażować własnych zasobów w utrzymanie serwera. Zwykle oznacza też niższy koszt wejścia, bo odpada zakup i bieżąca obsługa własnej infrastruktury.

Codenica On-Premise - dane w infrastrukturze firmy

Codenica On-Premise jest instalowana na serwerze należącym do firmy. Dane aplikacji, baza, pliki oraz komunikacja z agentami mogą pozostać wewnątrz firmowej sieci, a system może pracować w 100% offline - bez połączenia z serwerami Codenica i bez dostępu do internetu. To rozwiązanie dla firm, które chcą samodzielnie decydować o miejscu przechowywania danych i sposobie zabezpieczenia środowiska.

Ta kontrola oznacza również pełną odpowiedzialność po stronie firmy. Trzeba zapewnić serwer, sieć, dostęp użytkowników, ochronę infrastruktury, kopie zapasowe, odtwarzanie po awarii oraz planowanie i wykonywanie aktualizacji. On-Premise nie jest usługą, w której te obowiązki wykonuje dostawca - firma musi mieć osobę lub partnera, który będzie za nie odpowiadał.

Cloud będzie zwykle lepszy dla małej firmy, która chce korzystać z systemu bez własnego serwera. On-Premise ma sens wtedy, gdy przechowywanie danych w firmowej infrastrukturze i niezależność od zewnętrznej usługi są ważniejsze niż samodzielna obsługa środowiska. Szczegóły obu wariantów oraz aktualne limity opisujemy na stronie z cennikiem.

Co Codenica daje małej firmie?

Największą wartością nie jest sama lista funkcji, lecz możliwość połączenia informacji, które wcześniej były rozproszone. Gdy pracownik zgłasza problem z komputerem, osoba pomagająca może zobaczyć nie tylko treść zgłoszenia, ale również przypisany sprzęt, jego konfigurację, zainstalowane programy i wcześniejsze działania. Gdy urządzenie zmienia użytkownika, zostaje po nim ślad w ewidencji. Gdy pojawia się pytanie o licencję, dokument albo wyposażenie, nie trzeba odtwarzać odpowiedzi z kilku skrzynek pocztowych.

W jednym miejscu przechowujesz dane o komputerach, telefonach, drukarkach, samochodach, narzędziach, oprogramowaniu, licencjach i innych zasobach.
Automatyczna inwentaryzacja pokazuje stan sprzętu i programów wykryty na stanowiskach pracy.
System zgłoszeń zbiera korespondencję, zadania i decyzje wokół konkretnego problemu, zamiast zostawiać je wyłącznie w poczcie e-mail.
Monitoring komputerów może pomóc rozpoznać sposób wykorzystania stanowisk, nieznane programy, podłączane nośniki, transfery danych, drukowanie oraz sygnały związane z bezpieczeństwem - w zakresie określonym przez firmę.
Portal pozwala pracownikom i klientom zgłaszać problemy bez kupowania dla każdej z tych osób pełnej licencji użytkownika.
Baza wiedzy przechowuje odpowiedzi i instrukcje, do których można wrócić przy kolejnym podobnym zgłoszeniu.
Własne typy zasobów pozwalają dopasować ewidencję do branży i sposobu działania firmy, a nie tylko do gotowej listy urządzeń IT.

Jeżeli firma potrzebuje tylko jednorazowej listy sprzętu, prosty arkusz może wystarczyć. Codenica zaczyna mieć sens wtedy, gdy informacje żyją razem z firmą: zasoby zmieniają użytkowników i lokalizacje, pracownicy zgłaszają problemy, trzeba sprawdzać stan komputerów i oprogramowania, a właściciel chce wiedzieć, co naprawdę dzieje się z firmowym wyposażeniem. Wtedy wybór między Cloud a On-Premise pozwala dopasować nie tylko funkcje, ale także sposób przechowywania danych i odpowiedzialność za utrzymanie systemu.