Wprowadzenie

W tym artykule zebraliśmy praktyczne wskazówki, które pomagają wygodniej pracować z programami Ewida Standard i Ewida Audit. Nie są to osobne funkcje, lecz raczej zestaw dobrych nawyków i ustawień, które przyspieszają codzienną pracę z ewidencją i audytem.

Dotyczą one między innymi okna właściwości, edycji grupowej, relacji obiektów, dynamicznej lokalizacji, zakładki Notes, filtrowania danych oraz optymalizacji działania aplikacji. Ponieważ oba programy są klasycznymi aplikacjami desktopowymi Windows, wiele z tych usprawnień ma duże znaczenie przy pracy na większych bazach danych i podczas codziennej obsługi stanowisk.

Okno właściwości obiektów - skróty i ustawienia

Okno właściwości to jedno z podstawowych miejsc pracy w Ewida Standard i Ewida Audit, dlatego warto dobrze znać kilka prostych skrótów.

  • TIP 1 - klawisz TAB pozwala przechodzić do kolejnych właściwości w dół, a SHIFT + TAB wraca do pól położonych wyżej.
  • TIP 2 - skrót ALT + STRZAŁKA W DÓŁ rozwija listę podpowiedzi dla wybranej właściwości. Wybór można zatwierdzić klawiszem ENTER albo anulować przez ESC. Gdy wartość zostanie zmieniona, nowy wpis jest wyświetlany pogrubieniem.
  • TIP 3 - jeżeli dane pole nie jest potrzebne w oknie właściwości, można je wyłączyć w ustawieniach obiektu. W tym samym miejscu można także korzystać z opcji Moje nazwy właściwości, aby zmienić nazwę wybranego pola na bardziej odpowiadającą firmowej nomenklaturze.

Takie drobne skróty nie wyglądają spektakularnie, ale przy regularnej pracy oszczędzają sporo czasu i ograniczają liczbę niepotrzebnych kliknięć.

Własne nazwy właściwości

Jeżeli domyślna nazwa właściwości nie pasuje do sposobu pracy firmy, można ją zmienić. Przykładowo pole o nazwie technicznej można zastąpić nazwą bardziej organizacyjną albo księgową, jeżeli takiej terminologii używa zespół.

Aby to zrobić, należy otworzyć ustawienia programu i przejść do sekcji Moje nazwy właściwości. Po odszukaniu odpowiedniej pozycji wpisujemy nową nazwę i zatwierdzamy zmianę. Po zapisie konieczny jest restart aplikacji, ponieważ dopiero po ponownym uruchomieniu nowa nazwa będzie widoczna w oknie właściwości, raportach szczegółowych i zestawieniach.

Warto też pamiętać, że zestawienia zapamiętują nazwy kolumn w swojej konfiguracji. Jeżeli po zmianie nazwy coś wygląda nieprawidłowo, zwykle wystarczy użyć opcji Przywróć domyślne w ustawieniach danego zestawienia.

Hurtowa edycja danych i operacje grupowe

Jednym z najbardziej praktycznych mechanizmów obu programów jest grupowa praca na wielu obiektach jednocześnie.

  • TIP 4 - aby zmienić tę samą wartość dla wielu rekordów, można użyć opcji Edytuj z menu głównego, zaznaczyć obiekty przy pomocy SHIFT, CTRL lub CTRL+A, a następnie wprowadzić nową wartość po prawej stronie i zatwierdzić ją klawiszem ENTER.
  • TIP 5 - podobnie można hurtowo tworzyć większą liczbę nowych obiektów. Po uruchomieniu opcji Nowy wystarczy uzupełnić dane i określić Ilość, klikając to pole albo używając klawisza F2.

Mechanizm grupowy działa nie tylko dla zwykłej edycji. Obsługuje również tworzenie relacji, usuwanie obiektów oraz czynności ewidencjonowane, takie jak naprawa, modernizacja, konserwacja i usługa. Przy większych bazach danych to jedno z najważniejszych narzędzi przyspieszających codzienną pracę.

Drzewka danych i opisy obiektów

Przy pracy z Menedżerem Obiektów, Menedżerem audytu albo Menedżerem sieci warto korzystać z możliwości szybkiego przegrupowania danych.

  • TIP 6 - kliknięcie prawym przyciskiem myszy na węźle grupującym pozwala zmienić właściwość używaną do sortowania. Drzewko natychmiast przelicza obiekty i układa je według nowego klucza.
  • TIP 7 - opis ostatniego węzła reprezentującego obiekt można dostosować w ustawieniach przez opcję Opis obiektu. Da się tam zdecydować, z jakich właściwości ma składać się opis oraz jakie separatory mają być używane.

To proste ustawienie bardzo pomaga, gdy użytkownik chce, aby obiekty były czytelniejsze już na poziomie samej struktury drzewa, bez konieczności otwierania każdego elementu osobno.

Zakładka Notes i edycja wielowierszowa

Zakładka Notes pozwala wygodnie edytować wybrane pola w trybie wielowierszowym. Jest dostępna w oknie właściwości każdego obiektu zarówno w Ewida Standard, jak i w Ewida Audit.

W ustawieniach można samodzielnie wskazać, które właściwości mają pojawić się w zakładce Notes. Co ważne:

  • zestaw pól może być inny dla różnych typów obiektów,
  • pole używane w Notes nie musi być jednocześnie widoczne w zwykłej zakładce Właściwości,
  • zakładka zapamiętuje ostatnio edytowane pole,
  • Notes obsługuje również edycję grupową.

W trybie grupowym obowiązują te same zasady co w standardowej edycji właściwości. Jeśli wszystkie zaznaczone obiekty mają tę samą wartość, pole ją pokaże. Jeśli wartości są różne, pole pozostanie puste, ale można je nadpisać jedną nową treścią dla wszystkich zaznaczonych rekordów.

Dynamiczna lokalizacja obiektów

Dynamiczna lokalizacja to jeden z najbardziej użytecznych mechanizmów porządkujących dane. Pozwala automatycznie uzupełniać właściwości takie jak Lokalizacja, Dział, Sekcja i Numer pokoju na podstawie relacji pomiędzy obiektami.

W praktyce działa to tak, że obiekt pobiera dane lokalizacyjne od swojego obiektu nadrzędnego. Na przykład urządzenie może pobrać lokalizację od zestawu, a zestaw od użytkownika. Dzięki temu, gdy użytkownik zmieni dział albo lokalizację, wszystkie powiązane z nim elementy automatycznie odświeżą swoje dane.

Aby korzystać z dynamicznej lokalizacji, najlepiej nie wypełniać ręcznie pól lokalizacyjnych w obiektach innych niż użytkownik. Jeżeli takie wartości zostały już kiedyś wpisane ręcznie, można je usunąć hurtowo przez grupową edycję danych. Wtedy program ponownie zacznie korzystać z mechanizmu automatycznego dziedziczenia lokalizacji.

Jeżeli natomiast użytkownik wpisze te pola ręcznie w obiekcie innym niż użytkownik, program potraktuje to jako przejście na lokalizację statyczną dla tego elementu.

Relacje obiektów i Drag & Drop

Relacje pomiędzy obiektami można tworzyć klasycznie przez funkcje Przydziel i Odłącz, ale w wielu sytuacjach wygodniejszy jest mechanizm Drag & Drop. Pozwala on przeciągać obiekty pomiędzy menedżerami, zestawieniami i raportami szczegółowymi w celu tworzenia domyślnych relacji.

Mechanizm działa w wielu układach pracy, między innymi:

  • Menedżer Obiektów >> Zestawienie,
  • Zestawienie >> Menedżer Obiektów,
  • Menedżer Obiektów >> Menedżer Obiektów,
  • Zestawienie >> Zestawienie,
  • Menedżer Obiektów >> Raport szczegółowy,
  • Zestawienie >> Raport szczegółowy.

Warto pamiętać, że Drag & Drop obsługuje przede wszystkim relacje domyślne. Jeśli trzeba utworzyć relację innego typu, lepiej skorzystać z klasycznych kreatorów. Do hurtowego wiązania większej liczby elementów również najlepiej używać dedykowanych kreatorów, ponieważ pozwalają one wygodnie obsługiwać wiele obiektów jednocześnie.

Filtr i własne zestawienia w praktyce

Filtry w Ewida Standard i Ewida Audit działają w oparciu o grupy warunków typu AND i OR. W grupie AND wszystkie warunki muszą być spełnione jednocześnie, a w grupie OR wystarczy spełnienie przynajmniej jednego z nich.

Największą wartość filtr daje wtedy, gdy połączy się go z mechanizmem Moje zestawienia. W takim modelu można najpierw zbudować własny widok z odpowiednimi kolumnami, a później nałożyć na niego filtr odpowiadający konkretnemu scenariuszowi pracy.

To podejście dobrze sprawdza się przy cyklicznych zadaniach, na przykład comiesięcznym drukowaniu listy konkretnych akcesoriów, urządzeń po gwarancji albo obiektów spełniających określone warunki lokalizacyjne, organizacyjne i kosztowe. Gdy taki filtr ma być używany stale, można go zapamiętać dla zestawienia w opcji Zapamiętuj filtr zestawienia.

Optymalizacja działania programów

Przy większych bazach danych ważna staje się nie tylko sama funkcjonalność, ale również wydajność pracy. W tym obszarze warto pamiętać o kilku zasadach.

W Ewida Standard dużą część objętości danych potrafią generować szczegółowe logi historii. Gdy baza rośnie, warto okresowo korzystać z Kreatora zarządzania wpisami historii, który pozwala czyścić starsze albo zbędne wpisy. Dobrą praktyką jest również ograniczenie kategorii logów do tych, które są naprawdę potrzebne.

W Ewida Audit istotne znaczenie ma liczba przechowywanych plików skanowań. Jeżeli celem jest przede wszystkim praca na najnowszych danych, można w ustawieniach audytu włączyć opcję Przechowuj tylko ostatni wynik skanowania. To ogranicza ilość przetwarzanych danych i przyspiesza działanie programu.

Dodatkowo oba programy pozwalają kontrolować logi aplikacji i wpisy w dzienniku zdarzeń, w tym automatyczne czyszczenie po przekroczeniu określonej liczby rekordów. Takie działania porządkowe mają duże znaczenie przy długotrwałej pracy na tej samej bazie.