Dans les systèmes ITSM et ITAM modernes, l’un des éléments clés qui structurent le travail quotidien est la division logique des objets en localisations et départements. Cela concerne aussi bien les actifs IT et l’inventaire que la gestion des tickets dans le système de tickets, la base de connaissances, les notes, les validations et les confirmations. Une structure claire permet de maintenir l’ordre, d’améliorer le contrôle de la visibilité et de naviguer plus facilement dans les données, quelle que soit la taille de l’organisation.
Localisation – modèle d’organisation par entreprises, départements, sections et salles
Le mécanisme de localisation dans Codenica ITSM + ITAM constitue l’un des fondements de l’organisation des données dans les actifs IT, l’inventaire, le système de tickets et les autres modules de l’application. Le concept a été conçu pour être flexible, ce qui permet d’utiliser les mêmes champs aussi bien dans des entreprises qui gèrent plusieurs clients externes que dans des organisations qui utilisent le système uniquement en interne. Cette approche permet de réutiliser la même structure dans différents modèles d’organisation sans redéfinir les relations entre les données.
- Prestataires IT travaillant avec plusieurs clients
- Le champ Localisation peut correspondre au nom de l’entreprise cliente.
- Le champ Département peut représenter l’unité organisationnelle ou la division interne du client.
- Organisations utilisant le système en interne
- Le champ Localisation peut représenter les départements internes (ex. IT, RH, Comptabilité).
- Le champ Département peut définir une unité organisationnelle interne ou un contexte de bureau.
Le mécanisme permet également de définir précisément l’emplacement physique des objets grâce à deux champs complémentaires :
- Section – par exemple un étage, une aile de bâtiment, une zone ou un espace distinct.
- Numéro de salle – l’emplacement physique exact de l’objet.
Les champs Localisation et Département structurent l’organisation logique, tandis que Section et Numéro de salle apportent une précision physique.
Affectation des localisations dans les actifs et l’inventaire
Dans la gestion des actifs IT et l’inventaire, l’affectation logique des objets à une structure organisationnelle est essentielle pour maintenir l’ordre et la cohérence des données. Cela concerne tous les composants de l’infrastructure tels que les ordinateurs, équipements réseau, périphériques, licences et logiciels. Chaque actif dispose ainsi d’un contexte organisationnel clair, ce qui facilite le travail quotidien des équipes IT, en particulier lorsque le nombre d’actifs augmente rapidement.
Cette approche rend l’inventaire plus clair et plus simple à gérer. Une affectation cohérente permet d’identifier plus rapidement les équipements, d’analyser leur répartition et de planifier les actions administratives et techniques. Ces données sont utilisées dans les rapports, audits et contrôles de conformité, transformant l’inventaire en une source d’information opérationnelle fiable.
Affectation des localisations dans le système de tickets
L’affectation des tickets à la structure organisationnelle appropriée est un élément clé d’une gestion efficace des demandes. Dès la création d’un ticket, le système peut déterminer à quelle entité organisationnelle il appartient. Cela permet de garder des files de tickets organisées et d’améliorer l’efficacité des équipes help desk et service desk.
Automatisation du système de tickets
Codenica prend également en charge l’automatisation de l’affectation des tickets. Grâce aux règles d’automatisation et à l’intégration e-mail, les tickets peuvent être classés automatiquement dès leur création, ce qui réduit les erreurs humaines et accélère le traitement, notamment dans des environnements multi-entreprises ou multi-départements.
Grâce à l’automatisation, les tickets sont correctement classés sans intervention manuelle. Cela réduit les délais de réponse et simplifie la gestion administrative, tout en assurant une meilleure organisation du traitement des demandes.
Affectation des localisations dans la base de connaissances
La base de connaissances de Codenica peut être adaptée au contexte organisationnel en associant les articles à des structures spécifiques. Il est ainsi possible de créer des solutions destinées à certaines entreprises, équipes ou départements.
Ce modèle évite la surcharge d’informations et les doublons, en maintenant une documentation claire et structurée, même dans des environnements étendus.
Affectation des localisations aux tâches, notes, demandes, validations et confirmations
Le même mécanisme d’affectation organisationnelle s’applique aux autres éléments du système tels que les tâches, notes, demandes, validations et confirmations. Chaque objet fonctionne dans une structure définie, garantissant cohérence des processus et contrôle de l’information.
Cette approche garantit un environnement cohérent et organisé dans l’ensemble du système.
Définition des localisations et départements
Les localisations et départements sont définis comme des valeurs de dictionnaire dans les paramètres du système. La configuration est disponible sous Paramètres système → Global → Localisations et de la même manière pour Départements. Cette gestion centralisée garantit une sélection cohérente et évite les fautes de frappe, incohérences ou doublons.
Audits IT et importations de données avec contexte de localisation
Les audits IT et audits logiciels font partie intégrante d’une gestion efficace des actifs IT. Codenica permet d’effectuer des scans réguliers des ordinateurs et d’importer les résultats directement dans la base centrale, avec attribution organisationnelle dès l’import. Cela est particulièrement important pour les entreprises réalisant des audits pour plusieurs organisations simultanément.
Résumé
Le mécanisme de localisation dans Codenica ITSM + ITAM constitue une base structurante pour la gestion des données dans l’ensemble du système. Il garantit cohérence, contrôle de la visibilité et évolutivité pour les actifs, tickets, base de connaissances, audits et importations. Associé à RBAC, il permet un contrôle précis des accès et des responsabilités tout en conservant une supervision administrative complète.