Wprowadzenie do importu danych w zarządzaniu zasobami IT

Efektywne zarządzanie zasobami IT wymaga szybkiego i wiarygodnego wprowadzenia danych do centralnej ewidencji IT. Import danych jest kluczowym elementem nowoczesnej inwentaryzacji IT, ponieważ eliminuje konieczność ręcznego przepisywania informacji, zmniejsza ryzyko błędów i znacząco skraca czas potrzebny na rozpoczęcie pracy z systemem. Codenica obsługuje wiele metod importu, pozwalając na szybkie pozyskanie szczegółowych danych o komputerach, urządzeniach, licencjach, użytkownikach oraz oprogramowaniu. W praktyce organizacje często posiadają dane rozproszone w wielu źródłach, a proces ich konsolidacji jest trudny bez odpowiedniej automatyzacji. Dlatego system oferuje możliwość importu z plików XML, JSON i CSV, integrację ze skanerem Codenica PC Audit Scanner, a także pełną migrację z aplikacji desktopowych Ewida Standard i Ewida Audit. Dostępny jest również import pracowników z Azure Entra ID, co dodatkowo usprawnia utrzymanie aktualnej ewidencji pracowników. Wszystkie te metody mają jeden cel: umożliwić rzetelną i pełną inwentaryzację IT oraz zapewnić, że dane o zasobach będą zawsze spójne i aktualne. Import danych jest także istotnym elementem dalszych procesów ITAM i ITSM, takich jak audyty, przypisania, licencjonowanie, raportowanie oraz analizy.

Jeżeli dopiero planujemy przygotowanie plików eksportu z innego źródła danych i nie znamy struktury pliku - najlepiej jest zacząć od wygenerowania pliku eksportu z Codenica i podejrzeć gotowy plik wybranego formatu. Zrobimy to z menu dowolnej listy.

Lista urządzeń IT w systemie Codenica z rozwiniętym menu eksportu danych

Lista zasobów IT (urządzeń) wraz z górnym menu operacji. Z poziomu tej listy administrator może wyeksportować dane do plików XML, JSON lub CSV. Funkcja eksportu pozwala przygotować wzorcowy plik importu, który można następnie edytować lub wykorzystać do migracji danych z innych systemów.

Ważne ustawienia importu danych

Na poniższych ekranach widać, że w każdym typie importu część ustawień jest wspólna. Poniżej znajduje się wyjaśnienie najważniejszych z nich.

  • Nazwa źródła importu - istotne ustawienie przy cyklicznej synchronizacji danych z różnych firm lub jednostek. Warto nadawać jednoznaczne nazwy, np. Firma ABC, Firma XYZ, aby zapewnić poprawną identyfikację i aktualizację danych.
  • Zbiór danych - określa typ importowanych danych, np. zasoby (sprzęt, oprogramowanie), dokumenty, pracownicy/klienci lub dostawcy.
  • Typ elementu - wewnętrzna klasyfikacja zasobów w ewidencji (komputer, urządzenie, licencja itd.).
  • Typ komputera - ustawienie kompatybilne z Ewida Standard, gdzie używane jest określenie „Zestaw”. W Codenica można je zachować lub zastąpić typem „Komputer”.
  • Lokalizacja, Dział, Sekcja, Numer pokoju - podstawowe pola określające fizyczne i organizacyjne umiejscowienie zasobów. Umożliwiają rozdzielenie ewidencji na różne firmy, oddziały oraz wewnętrzne lokalizacje.

Import danych z plików XML, JSON i CSV

Import danych z plików XML, JSON i CSV to jedna z najbardziej wszechstronnych metod pozyskiwania informacji do systemu Codenica. Firmy często przechowują dane w arkuszach kalkulacyjnych lub eksportują je z innych systemów zarządzania zasobami IT, dlatego możliwość ich bezpośredniego zaimportowania jest niezwykle ważna.

Format CSV jest szczególnie popularny w inwentaryzacji IT, ponieważ pozwala na łatwą edycję danych w Excelu, umożliwiając szybkie poprawki i przygotowanie zestawów do importu.

Format JSON umożliwia zapisywanie bardziej złożonych struktur danych - na przykład list oprogramowania, urządzeń lub konfiguracji sprzętowych - co sprawia, że idealnie nadaje się do precyzyjnego odwzorowania środowiska IT.

Format XML natomiast jest wciąż szeroko wykorzystywany w systemach korporacyjnych i doskonale nadaje się do wymiany danych pomiędzy aplikacjami.

Codenica potrafi przetwarzać te pliki w sposób inteligentny, tworząc obiekty takie jak komputery, licencje, użytkownicy czy lokalizacje. Dzięki temu cały proces tworzenia ewidencji IT przebiega szybko i bez ryzyka generowania błędów typowych dla pracy ręcznej. Import z plików umożliwia także cykliczne aktualizowanie danych - co jest szczególnie ważne dla firm, które prowadzą regularną inwentaryzację IT. Administratorzy mogą wykonywać importy pełne, częściowe oraz aktualizujące, w zależności od potrzeb. To uniwersalna i bardzo elastyczna metoda pracy z danymi organizacji.

Ekran importu danych z plików XML, JSON i CSV w systemie Codenica

Import plików umożliwia wczytanie danych zapisanych w formatach XML, JSON lub CSV. Administrator ustawia źródło importu, typ zbioru danych oraz sposób aktualizacji istniejących rekordów. Jest to podstawowa metoda migracji danych z plików oraz integracji z innymi systemami.

Import danych z Codenica PC Audit Scanner

Codenica PC Audit Scanner to podstawowe narzędzie do szybkiej i automatycznej inwentaryzacji komputerów firmowych. Narzędzie odczytuje konfigurację sprzętową, wykryte aplikacje oraz kluczowe informacje systemowe - bez instalowania czegokolwiek na skanowanym komputerze. Wyniki zapisywane są w plikach, które można zaimportować do systemu Codenica, co znacząco przyspiesza tworzenie ewidencji IT. Skaner może być uruchamiany z pendrive’a, z sieci lub za pomocą skryptów automatyzujących proces. Dzięki temu nadaje się zarówno do audytów wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Import ze skanera tworzy obiekty komputerów, urządzeń oraz wykrytego oprogramowania, umożliwiając natychmiastową analizę licencyjną i sprzętową. To jedno z najważniejszych narzędzi przy pierwszym uruchomieniu systemu ITAM w organizacji. Skaner jest całkowicie darmowy i pozwala wykonać pełną inwentaryzację IT nawet w dużych firmach. Więcej o procesie audytu IT.

Ekran importu wyników audytu z Codenica PC Audit Scanner do systemu Codenica

Import danych z Codenica PC Audit Scanner pozwala wczytać wyniki audytu sprzętu i oprogramowania. System automatycznie tworzy komputery, przypisane urządzenia oraz wykryte aplikacje. Jest to najszybszy sposób wykonania pierwszej inwentaryzacji IT w organizacji.

Import danych z Ewida Standard

Ewida Standard to klasyczne oprogramowanie desktopowe, które od ponad 20 lat jest używane w tysiącach firm w Polsce do prowadzenia ewidencji zasobów IT. Wiele organizacji posiada w nim bogate archiwa danych - komputery, licencje, oprogramowanie, dokumenty czy lokalizacje. Codenica umożliwia pełny import tej bazy danych z zachowaniem powiązań i relacji. Proces importu pozwala płynnie przenieść się z systemu desktopowego na nowoczesną platformę webową, bez utraty jakiejkolwiek informacji historycznej. System odtwarza powiązania komputer-użytkownik, licencja-oprogramowanie, dokument-zasób oraz wiele innych relacji. To rozwiązanie idealne dla organizacji, które chcą unowocześnić zarządzanie zasobami IT i jednocześnie zachować całą dokumentację. Wielu klientów migruje dane do Codenica, ponieważ potrzebują ewidencji dostępnej online oraz dostosowanej do pracy wielodziałowej. Import z Ewida Standard pozwala na natychmiastową kontynuację pracy w nowym systemie, bez konieczności ręcznego przenoszenia danych.

W ustawieniach importu mamy dostępny checkbox, po zaznaczeniu którego wymusimy pełną synchronizację danych między Ewida Standard a Codenica - bądźmy ostrożni (!) - zaznaczając tę opcję elementy, których nie ma w pliku eksportu z Ewida Standard zostaną także usunięte z Codenica.

Ewida Standard wymaga wieczystej licencji PREMIUM OPEN w cenie 1 200 zł netto.

Ekran importu danych z Ewida Standard do systemu Codenica

Import z Ewida Standard umożliwia migrację danych z aplikacji desktopowej do systemu Codenica. Zachowywane są relacje pomiędzy komputerami, użytkownikami, licencjami i dokumentami. Proces ten pozwala bezpiecznie przenieść całą ewidencję do wersji webowej.

Import danych z Ewida Audit

Ewida Audit to profesjonalne narzędzie do audytów IT i monitorowania komputerów pracowników. System umożliwia zbieranie szczegółowych danych o sprzęcie, oprogramowaniu, aktywności użytkowników oraz konfiguracji systemów. Codenica obsługuje pełny import wyników audytów wykonanych w Ewida Audit, co pozwala połączyć precyzyjne dane skanera desktopowego z centralną ewidencją IT. Proces importu tworzy obiekty komputerów, aplikacji, urządzeń, użytkowników oraz odtwarza ich powiązania. Jest to rozwiązanie idealne dla firm audytorskich, które obsługują wielu klientów i potrzebują centralizacji danych. Import z Ewida Audit pozwala tworzyć raporty, przeglądać licencje i planować inwestycje IT w jednym miejscu. Dzięki integracji oba narzędzia mogą być wykorzystywane w jednym procesie audytowym - Ewida Audit jako narzędzie terenowe, a Codenica jako system analityczny. To znacząco zwiększa efektywność pracy audytora i administratora IT.

W ustawieniach importu mamy także, tak jak w przypadku importu z Ewida Standard - dostępny checkbox, po zaznaczeniu którego wymusimy pełną synchronizację danych między Ewida Audit a Codenica - bądźmy ostrożni (!) - zaznaczając tę opcję obiekty, których nie ma w pliku eksportu z Ewida Audit zostaną także usunięte z Codenica.

Ewida Audit do wykonywania audytów wewnętrznych wymaga wieczystej licencji PREMIUM OPEN w cenie 1 600 zł netto.

Ekran importu danych audytowych z Ewida Audit do systemu Codenica

Import z Ewida Audit umożliwia połączenie szczegółowych wyników audytów IT z centralną ewidencją zasobów. System tworzy obiekty komputerów, oprogramowania i użytkowników oraz odtwarza ich wzajemne powiązania. Jest to rozwiązanie dedykowane audytom wewnętrznym i zewnętrznym.

Import użytkowników z Azure Entra ID

Integracja z Azure Entra ID umożliwia automatyczne pobieranie listy użytkowników do systemu Codenica. Jest to niezwykle ważne w procesie zarządzania zasobami IT, ponieważ pozwala natychmiast przypisywać komputery, licencje i oprogramowanie do właściwych pracowników. Import z Entra ID gwarantuje, że ewidencja użytkowników jest aktualna, a zmiany kadrowe automatycznie odzwierciedlane są w systemie ITAM. Firmy korzystające z Microsoft 365 mogą dzięki temu zachować pełną spójność między strukturą organizacyjną a ewidencją zasobów IT. Jest to szczególnie istotne w średnich i dużych organizacjach, w których liczba pracowników i ich rola zmieniają się dynamicznie. Integracja eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania pracowników, minimalizując ryzyko błędów oraz przyspieszając proces inwentaryzacji. Dzięki połączeniu struktur użytkowników z zasobami możliwe jest lepsze zarządzanie licencjami, sprzętem oraz bezpieczeństwem IT.

Konfiguracja połączenia OAuth2 z Azure Entra ID oraz nadawanie uprawnień do odczytu użytkowników

Konfiguracja połączenia OAuth2 z Azure Entra ID. Administrator nadaje wymagane uprawnienia do odczytu listy użytkowników oraz ich podstawowych danych. Jest to kluczowy etap umożliwiający bezpieczny import pracowników z Azure.

Integracja z Azure Entra ID - konfiguracja i import użytkowników

Import użytkowników z Azure Entra ID składa się z kilku etapów: konfiguracji bezpiecznego połączenia OAuth2, nadania wymaganych uprawnień w Entra ID oraz przypisania tej konfiguracji do użytkownika systemu Codenica. Dopiero po wykonaniu tych kroków możliwe jest uruchomienie samego importu. Takie podejście zapewnia pełną kontrolę nad dostępem do danych kadrowych oraz spełnia wymagania bezpieczeństwa w średnich i dużych organizacjach.

Przypisanie skonfigurowanego połączenia Azure Entra ID do użytkownika systemu Codenica

Proces przypisania skonfigurowanego połączenia Azure Entra ID do konkretnego użytkownika systemu Codenica. Dzięki temu tylko wybrane osoby mogą wykonywać import użytkowników z Entra ID.

Ekran importu użytkowników z Azure Entra ID przy użyciu przypisanej konfiguracji OAuth2

Proces importu użytkowników z Azure Entra ID do systemu Codenica. Import wykonywany jest przez użytkownika, do którego przypisana została wcześniej konfiguracja połączenia OAuth2. System pobiera aktualną listę pracowników wraz z podstawowymi danymi identyfikacyjnymi i tworzy lub aktualizuje rekordy użytkowników w ewidencji IT.

Podsumowanie

Codenica oferuje rozbudowany i elastyczny system importu danych, który pozwala szybko zbudować kompletną ewidencję zasobów IT. Niezależnie od tego, czy dane pochodzą z plików, narzędzi audytowych, aplikacji desktopowych czy systemów katalogowych takich jak Azure Entra ID, cały proces jest spójny i kontrolowany. Import stanowi fundament dalszych działań ITAM i ITSM, takich jak audyty, zarządzanie licencjami, przypisania zasobów czy raportowanie. Dzięki temu organizacja może mieć pewność, że jej dane są aktualne, uporządkowane i gotowe do dalszej analizy.