Im täglichen IT-Betrieb zeigt sich schnell, dass starre, vordefinierte Auswahllisten nicht ausreichen. Jedes Unternehmen beschreibt Assets anders, kategorisiert Tickets auf eigene Weise und verwendet individuelle Bezeichnungen für Status, Typen oder Prioritäten. Deshalb legt Codenica ITSM + ITAM großen Wert auf die Möglichkeit, eigene Auswahllisten, Tags, Kategorien, Status und Wörterbücher zu definieren – angepasst an die tatsächliche Arbeitsweise Ihrer Organisation. Ob Sie Asset Management betreiben, Anfragen in einem Ticketsystem bearbeiten, Benutzer über Help Desk oder Service Desk unterstützen oder Artikel in einer Wissensdatenbank erstellen – eigene Optionen erleichtern die tägliche Arbeit und sorgen für konsistente Daten.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie:

  • jedes Textfeld im Asset Management in eine Dropdown-Auswahlliste umwandeln,
  • individuelle Optionen und Klassifizierungen im Ticketsystem definieren,
  • Wörterbücher für Status von Aufgaben, Anfragen, Wissensdatenbank-Lösungen und weitere Systemelemente konfigurieren.

So lässt sich Codenica ITSM + ITAM sowohl für einfache Szenarien als auch für komplexere IT-Prozesse einsetzen – ohne dass Sie Ihre bestehenden Arbeitsweisen ändern müssen.

Dropdown-Listen im Asset Management – volle Kontrolle über Ihre Daten

Im Asset Management entsteht der Bedarf nach einheitlichen Daten sehr schnell. Mitarbeiterstatus, Benutzerrollen, Kundentypen, Asset-Zustände oder individuelle Klassifizierungen müssen konsistent, verständlich und gut filterbar sein. Deshalb kann in Codenica ITSM + ITAM jedes Textfeld ohne Programmierung und ohne komplexe Konfiguration in eine Dropdown-Auswahlliste umgewandelt werden.

Das gilt für alle Elemente im Asset Management – Mitarbeiter, Kunden, Hardware, Software sowie individuell definierte Asset-Modelle. So kann beispielsweise das Feld Status bei einem Mitarbeiter oder Kunden entweder als freies Textfeld oder als Dropdown-Liste mit festen Optionen genutzt werden.

In den Einstellungen eines Textfeldes stehen zwei unabhängige Mechanismen zur Verfügung, mit denen sich eine passende Auswahlliste erstellen lässt:

  • Dynamische Optionen – das System erstellt automatisch eine Liste auf Basis der bereits vorhandenen Werte in der Datenbank. Ist diese Funktion aktiviert, erscheint ein Listensymbol neben dem Feld. Benutzer können dann aus bereits verwendeten Werten auswählen. Das ist besonders sinnvoll im Asset Management, wenn sich Daten im Laufe der Zeit entwickeln, die Bezeichnungen aber einheitlich bleiben sollen.
  • Statische Optionen – hier definieren Sie selbst eine feste Liste von Werten, etwa für Status oder Kategorien. Die Einträge werden durch Semikolons getrennt eingegeben, und das Feld wird automatisch zu einer klassischen Dropdown-Liste mit genau diesen Auswahlmöglichkeiten. So behalten Sie die volle Kontrolle darüber, welche Werte gespeichert werden können.

Statische und dynamische Optionen lassen sich in jeder Sprache definieren. So können Sie eigene Wörterbücher erstellen, die exakt zu Ihrer Unternehmensstruktur, Ihren Kunden oder Ihrer Region passen. Dadurch wird das Asset Management nicht nur übersichtlicher, sondern auch einfacher zu filtern, auszuwerten und in IT-Prozesse einzubinden.

IT-Manager-Hilfsbaum – Statusfeld im Mitarbeiter-Asset-Management mit Dropdown-Auswahl in Codenica ITSM + ITAM

IT-Manager-Hilfsbaum – Dropdown-Feld im Asset Management. Beispiel einer Eigenschaft bei Mitarbeiter oder Kunde, bei der das Feld Status als Dropdown-Liste funktioniert. Der Benutzer wählt eine vorhandene Option aus, anstatt freien Text einzugeben. So bleibt die Datenstruktur im gesamten System konsistent.

Textfeldeinstellungen mit aktivierten statischen und dynamischen Optionen im Asset Management in Codenica ITSM + ITAM

Um das Feld Status als Dropdown-Liste zu konfigurieren, öffnen Sie die Eigenschaften des entsprechenden Datentyps. Der Ablauf ist unabhängig davon ähnlich, ob Sie mit Mitarbeitern, Kunden oder Assets im Asset Management arbeiten.

  1. Öffnen Sie die Einstellungen des Systems.
  2. Wenn Sie ein Feld für Mitarbeiter oder Kunden konfigurieren möchten, wechseln Sie in den Bereich Mitarbeiter und klicken Sie auf Anpassen.
  3. Wenn Sie ein Feld für Assets im Asset Management anpassen möchten, gehen Sie zu Inventar → Assets und wählen Sie das entsprechende Asset-Modell aus.
  4. Öffnen Sie die Registerkarte Eigenschaften, in der alle verfügbaren Felder des ausgewählten Datentyps aufgelistet sind.
  5. Suchen Sie die Eigenschaft Status (oder ein anderes Textfeld, das Sie in eine Dropdown-Liste umwandeln möchten).
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten neben dem Status-Feld, um die Einstellungen zu öffnen.

Status, Kategorien, Tags und weitere Optionen im Ticketsystem

In einem modernen Ticketsystem gibt es keine universelle Liste von Status, Kategorien oder Tags, die für jedes Unternehmen passt. Ein interner Help Desk arbeitet anders als ein Service Desk, der externe Kunden betreut. IT-Teams im Outsourcing- oder MSP-Modell folgen wiederum eigenen Abläufen. Deshalb definiert in Codenica ITSM + ITAM der Systembenutzer alle Auswahloptionen, die in Tickets erscheinen.

Sie entscheiden selbst:

  • welche Status ein Ticket im Laufe seines Lebenszyklus durchläuft,
  • welche Kategorien Arten von Problemen oder Services beschreiben,
  • welche Tags zur zusätzlichen Kennzeichnung genutzt werden,
  • welche Prioritäten, Abteilungen, Standorte oder andere Klassifizierungen im Formular verfügbar sind.

Alle diese Optionen sind vollständig konfigurierbar und lassen sich an die Prozesse Ihres Help Desk oder Service Desk anpassen. Das Ticketsystem bildet somit Ihre tatsächliche Arbeitsweise ab, statt Sie an starre Vorgaben zu binden. Zusätzlich kann jeder Status, jede Kategorie und jeder Tag farblich gekennzeichnet werden. Das verbessert die Übersicht in Listen deutlich und ermöglicht eine schnelle Einschätzung des Ticketstatus. Die Farben werden zentral in den Systemeinstellungen definiert – Details finden Sie im separaten Artikel: Farben und Icons konfigurieren.

So eignet sich das Codenica-Ticketsystem sowohl für einen einfachen internen Help Desk als auch für einen erweiterten Service Desk mit mehreren Unternehmen und Verträgen.

Ticket im Codenica ITSM + ITAM Ticketsystem mit konfigurierbaren Feldern: Standort, Abteilung, Status, Kategorie und Priorität

Ticketansicht im Ticketsystem. Das Ticketformular mit sichtbaren Auswahlfeldern wie Standort, Abteilung, Status, Kategorie und Priorität. Alle diese Optionen können vom Help-Desk- oder Service-Desk-Benutzer frei konfiguriert werden – einschließlich Bezeichnungen und Farben.

Einstellungen für Ticketstatus im Codenica ITSM + ITAM Ticketsystem mit statischen Optionen als Auswahlliste

Status-Einstellungen im Ticketsystem. Die Bearbeitungsansicht der Status-Eigenschaft mit markiertem Feld Statische Optionen, in das die Ticketstatus manuell eingegeben und durch Semikolons getrennt werden. Auf diese Weise erstellt das Ticketsystem eine Dropdown-Auswahlliste, die direkt im Ticketformular verfügbar ist.

So konfigurieren Sie Status und andere Felder im Ticketsystem

Die Konfiguration von Auswahllisten im Ticketsystem erfolgt zentral in den Einstellungen und funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie im Asset Management und Inventar.

  1. Öffnen Sie die Einstellungen des Systems.
  2. Klicken Sie in der Gruppe Service Desk auf Tickets.
    Wenn Sie andere Formulare wie Changes, Problems oder Releases konfigurieren möchten, wählen Sie diese in derselben Gruppe aus.
  3. Wechseln Sie zur Registerkarte Eigenschaften.
  4. Suchen Sie in der Liste der verfügbaren Felder (über 60 Eigenschaften für ein Ticket) die Eigenschaft Status oder ein anderes Feld, das Sie konfigurieren möchten.
  5. Geben Sie im Feld Statische Optionen Ihre eigenen Werte ein, getrennt durch Semikolons, zum Beispiel:
    Neu;In Bearbeitung;Warten auf Kunden;Geschlossen
  6. speichern Sie die Änderungen und starten Sie die Anwendung neu – ab diesem Zeitpunkt stehen die Status als Auswahlliste im Ticketformular zur Verfügung.

Die Änderungen gelten für alle Formulare im Ticketsystem und sind sowohl in der Help-Desk-Agentenansicht als auch im Service-Desk-Kundenportal wirksam.

Status, Kategorien und Tags für Aufgaben, Notizen, Anfragen, Wissensdatenbank-Lösungen und weitere Elemente

Der Mechanismus zur Definition eigener Auswahllisten in Codenica ITSM + ITAM endet nicht beim Asset Management oder dem Ticketsystem. Dasselbe konsistente Konfigurationsmodell steht auch für weitere Systembereiche zur Verfügung, darunter Aufgaben, Notizen, Anfragen, Genehmigungen, Bestätigungen sowie Artikel in der Wissensdatenbank. Dadurch kann das gesamte System – unabhängig vom Modul – auf einheitlichen, vollständig konfigurierbaren Wörterbüchern basieren.

Der Systemadministrator entscheidet, welche Status, Kategorien, Bereiche und Tags in einem bestimmten Kontext gelten. Das System gibt nichts vor – es existieren keine starren, fest eingebauten Prozesse. Sie definieren selbst, wie der Lebenszyklus einer Aufgabe, einer Anfrage oder eines Wissensdatenbank-Artikels aussieht und passen ihn an die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams an.

Auswahllisten können unter anderem definiert werden für:

  • Aufgaben, die mit Tickets und Assets verknüpft sind,
  • technische und organisatorische Notizen,
  • Anfragen und Bestellungen,
  • Genehmigungen und Bestätigungen (zum Beispiel bei Geräteübergaben oder dem Abschluss von Aufgaben),
  • Lösungen und Artikel in der Wissensdatenbank.

Wie im Ticketsystem können auch hier alle Optionen farblich gekennzeichnet werden. Das verbessert die Übersicht, erleichtert das Filtern und ermöglicht es, den Status eines Elements in Listen- und Detailansichten sofort zu erkennen.

Globale Status- und Kategorieeinstellungen für Aufgaben, Notizen und Anfragen in Codenica ITSM + ITAM

Globale Status und Kategorien in den Systemeinstellungen. Ansicht der Gruppe Global, in der Status und Kategorien definiert und von Aufgaben, Notizen, Anfragen, Genehmigungen und Bestätigungen gemeinsam genutzt werden. Eine zentrale Konfiguration sorgt für Konsistenz im gesamten System.

Statische Statusoptionen für Aufgaben und Anfragen in den Einstellungen von Codenica ITSM + ITAM

Statuskonfiguration für Aufgaben und Anfragen. Beispiel einer Konfigurationsansicht, in der der Administrator eine eigene Liste von Statuswerten definiert, indem er diese als statische Optionen durch Semikolons getrennt eingibt. Nach dem Speichern stehen diese Werte sofort als Dropdown-Auswahl in den Formularen für Aufgaben und Anfragen zur Verfügung.

Für Artikel in der Wissensdatenbank steht eine eigene Einstellungsgruppe zur Verfügung. Über Service Desk → Lösungen können Sie individuelle Kategorien, Bereiche und Tags für Artikel definieren. So entsteht eine klare und logische Wissensstruktur, angepasst an Kunden, Mitarbeiter, Abteilungen oder die Art der behandelten Probleme.

Zusammenfassung

Der Mechanismus für individuelle Auswahllisten in Codenica ITSM + ITAM ist als grundlegendes Element des gesamten Systems konzipiert – nicht als Zusatzfunktion für ein einzelnes Modul. Dieselben Konfigurationsprinzipien gelten für Asset Management und Inventar, für das Ticketsystem im Help Desk oder Service Desk sowie für Aufgaben, Anfragen, Notizen und die Wissensdatenbank. Dadurch arbeiten Benutzer in einer konsistenten Umgebung, unabhängig davon, welchen Systembereich sie gerade nutzen. Sie entscheiden, welche Status, Kategorien, Tags, Bereiche und Klassifizierungen existieren. Es gibt keine fest vorgegebenen Schemata oder geschlossenen Wörterbücher. Sie können die tatsächlichen Abläufe Ihrer Organisation präzise abbilden. Durch die Möglichkeit, sowohl statische als auch dynamische Optionen zu definieren und diese zusätzlich farblich zu kennzeichnen, bleiben Daten übersichtlich, konsistent und gut auswertbar.