Der Inhaber eines kleinen Unternehmens muss keine eigene IT-Abteilung aufbauen, um zu wissen, welche Computer, Telefone, Drucker, Fahrzeuge oder Werkzeuge das Unternehmen besitzt und wer sie verwendet. Er braucht aber einen Ort, an dem diese Informationen nicht in Tabellen, Nachrichten und privaten Notizen verloren gehen.

Codenica verbindet die Inventarisierung der Ausstattung, der Software und der Lizenzen mit der Bearbeitung von Anfragen, einer Wissensdatenbank und - in den Tarifen Plus und Enterprise - der Überwachung von Mitarbeiter-Computern. So können Sie den Zustand der Firmengeräte, ihre Zuordnung, den Verlauf von Anfragen und die an den Arbeitsplätzen gesammelten Informationen prüfen, ohne zwischen mehreren Werkzeugen zu wechseln.

Die Anwendung richtet sich nicht ausschließlich an IT-Unternehmen. Ein Reifenhandel kann darin Computer, Telefone, Fahrzeuge, Werkzeuge und die Ausstattung der Werkstatt inventarisieren. Ein Büro, eine Werkstatt, ein Dienstleistungsunternehmen oder ein kleiner Betrieb kann seine eigene Art entwickeln, Assets, Dokumente, Mitarbeiter und tägliche Anfragen zu beschreiben.

In der Praxis kann Codenica ein kleines Unternehmen in mehreren Bereichen unterstützen:

  • bei der Inventarisierung von Ausstattung und anderen Assets, einschließlich verantwortlicher Person, Standort, Dokumenten und Änderungshistorie;
  • bei der automatischen Sammlung von Informationen über Computer, Komponenten, Betriebssysteme, Drucker, USB-Geräte und installierte Software;
  • bei Hardware- und Software-Audits sowie bei der Prüfung, welche Programme und Lizenzen tatsächlich verwendet werden;
  • bei der Überwachung von Mitarbeiter-Computern - unter anderem von Arbeitszeit, Aktivität, Anwendungen, Internetnutzung, USB-Geräten, Dateien, Druckvorgängen, Datentransfers und sicherheitsbezogenen Signalen, in dem vom Unternehmen festgelegten Umfang;
  • bei der Bearbeitung von Anfragen von Mitarbeitern und Kunden mit Korrespondenz, Aufgaben und vollständiger Historie;
  • beim Erstellen eigener Inventare außerhalb der IT - zum Beispiel für Fahrzeuge, Schlüssel, Werkzeuge, Möbel, Dokumente oder Büroausstattung;
  • beim Bereitstellen eines Portals für Mitarbeiter und Kunden, über das Probleme gemeldet, ihr Status geprüft und die Übergabe von Geräten oder die Durchführung bestimmter Tätigkeiten bestätigt werden können;
  • beim Sammeln von Anleitungen und Antworten in einer Wissensdatenbank, damit häufige Probleme nicht jedes Mal von Grund auf erklärt werden müssen.

Was kostet Codenica für ein kleines Unternehmen?

Zuerst sollte feststehen, wie viele Personen einen vollständigen Systemzugang benötigen und ob das Unternehmen nur ein Inventar führen und Anfragen bearbeiten oder zusätzlich Computer überwachen und Daten automatisch von Arbeitsplätzen sammeln möchte. Auch die Wahl zwischen Cloud und On-Premise wirkt sich auf den Preis aus.

Bei jährlicher Abrechnung kostet eine Codenica-Cloud-Lizenz derzeit netto 144 USD im Starter-Tarif, 300 USD im Plus-Tarif und 600 USD im Enterprise-Tarif. Die On-Premise-Edition wird jährlich abgerechnet und erfordert mindestens drei Lizenzen: 648 USD, 1.152 USD oder 2.160 USD netto für die Mindestbestellung. Die aktuellen Preise und Limits finden Sie auf der Preisseite.

Gleichzeitige Lizenznutzung - Sie zahlen für den Zugriff, nicht für jede Person

Die Benutzerlizenzen sind für eine gleichzeitige Nutzung ausgelegt. Wenn ein Unternehmen zwei Lizenzen besitzt, können zwei Personen gleichzeitig im System arbeiten. Eine größere Zahl von Mitarbeitern kann dieselben Konten jedoch nacheinander und je nach Bedarf nutzen. Das ist für ein kleines Team praktisch, in dem nicht alle Personen gleichzeitig im System arbeiten.

  • Mit Cloud können Sie mit einer Lizenz beginnen und zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wählen.
  • On-Premise hat eine Mindestbestellung von drei Lizenzen und wird jährlich abgerechnet.
  • Ein Beobachterkonto und das Portal für Mitarbeiter und Kunden erfordern keine separate Benutzerlizenz.
  • Die Anzahl der Anfragen im Ticketsystem ist nicht mit einer gesonderten Gebühr für jedes Ticket verbunden.
  • Bestimmte Limits, zum Beispiel für die Anzahl der Assets oder überwachten Computer, können mit den verfügbaren Zusatzpaketen erweitert werden.

Starter, Plus oder Enterprise - was braucht ein kleines Unternehmen?

Der Tarif sollte zur Arbeitsweise des Unternehmens passen und nicht nur zur Anzahl der vorhandenen Computer. Wenn der Schwerpunkt auf Inventarisierung, Anfragen und dem Zugriff auf Informationen liegt, kann ein einfacherer Tarif ausreichen. Wenn das Unternehmen einen aktuellen Überblick über seine Arbeitsplätze, Hardware- und Software-Audits oder Regeln zur Begrenzung riskanter Aktivitäten benötigt, ist ein Tarif mit Computer-Monitoring erforderlich.

  • Starter umfasst die Inventarisierung von Assets, Software und Lizenzen, ein unbegrenztes Ticketsystem, eine Wissensdatenbank, ein Portal und ein Beobachterkonto. Die Computerüberwachung über den Codenica Insight Agent ist nicht enthalten.
  • Plus ergänzt die Computerüberwachung, automatische Hardware- und Software-Audits, die Kontrolle von Anwendungen, Internetnutzung, USB-Geräten, Dateien und Druckvorgängen sowie die Möglichkeit, Sperrregeln zu definieren. Eine Plus-Lizenz umfasst bis zu 50.000 Inventarelemente und 50 überwachte Computer.
  • Enterprise richtet sich an Unternehmen, die höhere Limits und weitergehende Regeln für Monitoring, Prozesse und Änderungen benötigen. Eine Enterprise-Lizenz umfasst bis zu 100.000 Inventarelemente und 100 überwachte Computer.

Die Limits steigen mit zusätzlichen Lizenzen. Wie sie berechnet werden, hängt von der ausgewählten Edition ab. Bei On-Premise umfasst die Mindestbestellung drei Lizenzen, deshalb beginnen die angezeigten Limits dieser Edition mit höheren Werten. Beide Editionen nutzen dieselben zentralen Bereiche des Systems: Inventarisierung, Asset-Management, Bearbeitung von Anfragen, Portal und Wissensdatenbank.

Computer-Monitoring sollte mit einem klaren Zweck und Umfang eingeführt werden. Mitarbeiter sollten wissen, welche Daten gesammelt werden, warum sie benötigt werden und nach welchen Regeln das Unternehmen sie verwendet. Codenica stellt die Werkzeuge bereit, ersetzt aber weder interne Verfahren noch die Pflichten des Arbeitgebers.

Cloud oder On-Premise - was passt zu einem kleinen Unternehmen?

Beide Codenica-Editionen ermöglichen die gleiche Arbeit mit Assets, Anfragen, Dokumenten und Monitoring. Sie unterscheiden sich darin, wo das System ausgeführt wird, wie die Daten gespeichert werden und wer die Infrastruktur wartet.

Codenica Cloud - ein einfacher Einstieg

Codenica Cloud läuft online in Microsoft Azure. Das Unternehmen muss keinen eigenen Anwendungsserver kaufen oder warten, keine Datenbankumgebung konfigurieren und nicht selbst die gesamte Infrastruktur für den Betrieb des Systems vorbereiten. Das ist eine praktische Wahl, wenn Sie schnell beginnen, über einen Browser arbeiten und keine eigenen Ressourcen für die Wartung eines Servers einsetzen möchten. In der Regel bedeutet dies auch geringere Einstiegskosten, weil keine eigene Infrastruktur gekauft und betrieben werden muss.

Codenica On-Premise - Daten in der eigenen Infrastruktur

Codenica On-Premise wird auf einem Server des Unternehmens installiert. Anwendungsdaten, Datenbank, Dateien und die Kommunikation mit den Agenten können innerhalb des internen Netzwerks bleiben. Das System kann zu 100 % offline arbeiten - ohne Verbindung zu Codenica-Servern und ohne Internetzugang. Diese Lösung eignet sich für Unternehmen, die selbst entscheiden möchten, wo Daten gespeichert und wie die Umgebung geschützt wird.

Diese Kontrolle bedeutet zugleich die vollständige Verantwortung des Unternehmens. Es muss Server und Netzwerk bereitstellen, Benutzerzugriffe verwalten, die Infrastruktur schützen, Backups erstellen, das System nach einem Ausfall wiederherstellen sowie Updates planen und durchführen. On-Premise ist kein Dienst, bei dem der Anbieter diese Aufgaben übernimmt - das Unternehmen braucht eine dafür verantwortliche Person oder einen Partner.

Cloud passt meistens besser zu einem kleinen Unternehmen, das das System ohne eigenen Server nutzen möchte. On-Premise ist sinnvoll, wenn die Speicherung der Daten in der eigenen Infrastruktur und die Unabhängigkeit von einem externen Dienst wichtiger sind als die zusätzliche Verantwortung für den Betrieb der Umgebung. Die Einzelheiten beider Editionen und die aktuellen Limits finden Sie auf der Preisseite.

Was bringt Codenica einem kleinen Unternehmen?

Der wichtigste Vorteil ist nicht die Funktionsliste an sich, sondern die Möglichkeit, Informationen zu verbinden, die früher verstreut waren. Wenn ein Mitarbeiter ein Problem mit seinem Computer meldet, kann die helfende Person nicht nur die Anfrage, sondern auch das zugeordnete Gerät, seine Konfiguration, die installierten Programme und frühere Aktivitäten sehen. Wenn ein Gerät zu einem anderen Benutzer wechselt, bleibt seine Historie in der Inventarisierung erhalten. Wenn jemand nach einer Lizenz, einem Dokument oder einem Gerät fragt, muss die Antwort nicht aus mehreren E-Mail-Postfächern zusammengesucht werden.

  • Sie bewahren Informationen über Computer, Telefone, Drucker, Fahrzeuge, Werkzeuge, Software, Lizenzen und andere Assets an einem Ort auf.
  • Die automatische Inventarisierung zeigt die an den Arbeitsplätzen ermittelte Hardware und Software.
  • Das Ticketsystem sammelt Korrespondenz, Aufgaben und Entscheidungen zu einem konkreten Problem, anstatt sie ausschließlich in E-Mails zu lassen.
  • Computer-Monitoring kann helfen, die Nutzung der Arbeitsplätze, unbekannte Programme, angeschlossene Wechseldatenträger, Datentransfers, Druckvorgänge und sicherheitsbezogene Signale zu erkennen - in dem vom Unternehmen festgelegten Umfang.
  • Über das Portal können Mitarbeiter und Kunden Probleme melden, ohne für jede Person eine vollständige Benutzerlizenz kaufen zu müssen.
  • Die Wissensdatenbank bewahrt Antworten und Anleitungen auf, die bei einer ähnlichen Anfrage wiederverwendet werden können.
  • Individuelle Asset-Typen ermöglichen eine Inventarisierung, die zur Branche und zur Arbeitsweise des Unternehmens passt, statt sie auf eine vorgegebene Liste von IT-Geräten zu beschränken.

Wenn ein Unternehmen nur eine einmalige Liste seiner Geräte braucht, kann eine einfache Tabelle ausreichen. Codenica wird dann sinnvoll, wenn sich die Informationen mit dem Unternehmen verändern: Assets wechseln Benutzer und Standort, Mitarbeiter melden Probleme, der Zustand von Computern und Software muss geprüft werden und der Inhaber möchte wissen, was tatsächlich mit der Ausstattung des Unternehmens geschieht. In diesem Fall können mit der Wahl zwischen Cloud und On-Premise nicht nur der Funktionsumfang, sondern auch der Speicherort der Daten und die Verantwortung für den Betrieb des Systems passend gewählt werden.