In kleinen Unternehmen landen IT-Themen oft bei einer einzigen Person. Hardware wird in Tabellen gepflegt, Passwörter werden per E-Mail weitergegeben und Probleme telefonisch oder zwischen Tür und Angel gemeldet. Mit der Zeit wird es schwierig, den Überblick zu behalten, was das Unternehmen tatsächlich besitzt, wer welches Gerät nutzt, welche Software auf den Computern installiert ist und ob Arbeitsplätze gemäß den internen Regeln verwendet werden.

Codenica wurde genau für diese Realität entwickelt. Das System hilft dabei, Hardware, Software, Lizenzen, Supportanfragen, IT-Audits und - mit der Plus-Lizenz - das Monitoring von Mitarbeiter-Computern strukturiert zu verwalten. Alles läuft im Webbrowser sowie auf Smartphones und Tablets, sodass Sie jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen haben.

Das System unterstützt den Alltag eines kleinen Unternehmens auf mehreren Ebenen:

  • Verwaltung von Assets wie Computern, Laptops, Druckern und weiterer Unternehmensausstattung.
  • IT-Audits und Kontrolle installierter Software und Lizenzen, um Compliance-Risiken, Lizenzchaos und unnötige Kosten zu reduzieren.
  • Automatische Erfassung von Informationen über Unternehmenscomputer, Hardware, Betriebssysteme, Komponenten, Drucker, USB-Geräte und installierte Software.
  • Monitoring von Mitarbeiter-Computern mit der Plus-Lizenz, einschließlich Arbeitszeit, Aktivität, Anwendungen, Webnutzung, USB-Geräten, Druckvorgängen, Datentransfers und Sicherheitsstatus der Endgeräte.
  • Zentrale Bearbeitung von Supportanfragen und Mitarbeiterproblemen an einem Ort.
  • Speicherung von Notizen und Informationen, die mit Geräten, Tickets oder Benutzern verknüpft sind.
  • Erstellung individueller Inventare über IT hinaus, zum Beispiel für Möbel, Firmenfahrzeuge oder Büroausstattung.
  • Ein kostenloses Portal für Kunden und Mitarbeiter, über das Benutzer Probleme melden, den Ticketstatus prüfen, zugewiesene Geräte einsehen oder Geräteübergaben und Schulungen digital bestätigen können. Es ist keine zusätzliche Anwendung erforderlich. Die Anmeldung ist über Google oder Microsoft SSO möglich, sodass Benutzer kein weiteres Passwort benötigen.
  • Eine Wissensdatenbank, in der häufige Probleme und Anleitungen dokumentiert werden können. Typische Situationen wie Druckerprobleme, Passwort-Reset oder E-Mail-Konfiguration lassen sich einmal beschreiben und über das Portal für Mitarbeiter oder Kunden bereitstellen. Viele Fragen können dadurch selbstständig gelöst werden, ohne ein Support-Ticket zu erstellen.

Was kostet Codenica für ein kleines Unternehmen?

Für kleine Unternehmen spielen Softwarekosten eine große Rolle. Codenica ist so konzipiert, dass es auch ohne eigene IT-Abteilung bezahlbar bleibt. Das Lizenzmodell ist einfach und planbar, ohne versteckte Gebühren und ohne die Notwendigkeit, für jeden Mitarbeiter ein separates Konto zu kaufen. So lässt sich das System an die tatsächlichen Bedürfnisse und die Größe des Unternehmens anpassen.

Für ein sehr kleines Unternehmen kann eine Starter-Lizenz ausreichen. Wenn das Unternehmen jedoch Mitarbeiter-Computer überwachen, laufende Hardware- und Software-Audits mit Codenica Insight Agent durchführen und die Aktivität von Arbeitsplätzen analysieren möchte, ist die Plus-Lizenz die passende Wahl.

Lizenz-Sharing - Sie zahlen für Zugriff, nicht für jede Person

Ein wesentlicher Vorteil von Codenica ist das Lizenz-Sharing. Lizenzen sind nicht fest bestimmten Personen zugeordnet. Mehrere Mitarbeiter können das System nutzen, aber nur so viele Benutzer können gleichzeitig angemeldet sein, wie Lizenzen vorhanden sind. Das ist ein Concurrent-Access-Modell. Es eignet sich besonders für kleine Unternehmen, in denen das System gelegentlich oder von verschiedenen Personen zu unterschiedlichen Zeiten genutzt wird.

  • Niedrige Einstiegskosten und keine unnötigen Ausgaben.
  • Sie müssen keine Lizenz für jeden aktiven Mitarbeiter kaufen.
  • Eine Lizenz kann zu unterschiedlichen Zeiten von mehreren Personen genutzt werden.
  • Das Portal für Kunden und Mitarbeiter ist kostenlos verfügbar, sodass Mitarbeiter Probleme melden können, ohne kostenpflichtige Agentenkonten zu benötigen.

Starter- oder Plus-Lizenz - welche ist für ein kleines Unternehmen sinnvoll?

Codenica bietet zwei Lizenzoptionen, die besonders gut zu kleinen Unternehmen passen. Beide Varianten bieten Zugriff auf einen breiten Funktionsumfang, unterscheiden sich jedoch bei Limits, Skalierung und Zugriff auf Computer-Monitoring.

  • Starter-Lizenz - ideal für sehr kleine Unternehmen, die Asset-Daten, Support-Tickets, Wissensdatenbank und Mitarbeiterportal mit niedrigen Einstiegskosten organisieren möchten. Sie unterstützt bis zu 1.000 Assets, enthält aber kein Computer-Monitoring über Codenica Insight Agent.
  • Plus-Lizenz - empfohlen für Unternehmen, die Wachstumsspielraum, automatisierte Arbeitsplatz-Audits und Computer-Monitoring benötigen. Sie enthält von Beginn an 50.000 Assets und umfasst 50 überwachte Computer pro Lizenz.
    • Ergänzt das Monitoring von Mitarbeiter-Computern mit Codenica Insight Agent.
    • Ergänzt Hardware- und Software-Audits, die direkt von den Arbeitsplätzen erfasst werden.
    • Ermöglicht die Auswertung von Arbeitszeit, Aktivität, Inaktivität, Anwendungen, Webnutzung, USB-Geräten, Druckvorgängen, Zwischenablage, Datentransfers und Sicherheitsstatus der Endgeräte.
    • Ermöglicht das Blockieren ausgewählter Anwendungen, Websites, nicht autorisierter Softwareinstallationen und USB-Speichermedien.
    • Ergänzt Aufgabenverwaltung in Verbindung mit Tickets und Assets.
    • Ergänzt ein erweitertes Notizsystem, das in der gesamten Anwendung sichtbar ist.
    • Ergänzt Genehmigungen und Bestätigungen, zum Beispiel für Geräteübergaben oder absolvierte Schulungen.
  • Beide Lizenzen ermöglichen die Nutzung von Asset-Daten, Inventarisierung, einem unbegrenzten Ticketsystem, dem Portal für Kunden und Mitarbeiter sowie der Wissensdatenbank.
  • In beiden Varianten können Sie das Anbieter-Branding entfernen und eine kostenlose White-Label-Version verwenden.
  • Wenn Sie sich nicht sofort entscheiden möchten, können Sie mit einem kostenlosen 30-Tage-Test beginnen. Damit können Sie das System risikofrei testen, Lizenztypen vergleichen, ein IT-Audit durchführen, das Computer-Monitoring im Plus-Plan ausprobieren, eigene Asset-Daten und Inventare erstellen sowie Ticketsystem, Kundenportal und Wissensdatenbank im Arbeitsalltag testen. Erstellen Sie ein Firmenkonto in unserem Kundenbereich und fordern Sie den kostenlosen 30-Tage-Test an. Innerhalb von 48 Geschäftsstunden erhalten Sie Ihre Anwendung mit Demo-Daten, damit der Test einfacher wird.

Jährliche Kosten des Systems für ein kleines Unternehmen

Die Kosten für Codenica sind vorhersehbar und lassen sich auf Jahresbasis gut planen. Das System wächst mit Ihrem Unternehmen, ohne dass ein Softwarewechsel oder eine Datenmigration erforderlich ist. Wenn Sie weitere Lizenzen hinzufügen, erhöhen sich die verfügbaren Limits automatisch. Dieses Lizenzmodell macht Codenica für kleine Unternehmen finanziell sicher. Sie können mit niedrigen Kosten starten und das System schrittweise erweitern, genau dann, wenn Ihr Unternehmen es benötigt. Weitere Informationen finden Sie auf der Preisseite.

  • Klare jährliche Preise ohne unerwartete Gebühren.
    • 144 USD pro Jahr für 1 Starter-Lizenz
    • 300 USD pro Jahr für 1 Plus-Lizenz
  • Jede zusätzliche Lizenz erhöht die verfügbaren Systemlimits, zum Beispiel:
    • Eine zusätzliche Starter-Lizenz erweitert das Inventar um 1.000 Assets.
    • Eine zusätzliche Plus-Lizenz erweitert das Inventar um 50.000 Assets und um weitere 50 überwachte Computer.
  • Wenn Ihr Unternehmen mehr Computer hat, als das Limit der Plus-Lizenz abdeckt, können Sie das Limit mit dem zusätzlichen Monitoring-Paket erweitern.
  • Sie können mit einer kleineren Lizenz beginnen und jederzeit auf eine höhere Lizenz wechseln.

Fazit - warum Codenica eine gute Wahl für kleine Unternehmen ist

Codenica wurde entwickelt, um kleine Unternehmen im Arbeitsalltag konkret zu unterstützen, ohne komplexe Einrichtung und ohne hohe Kosten. Es ist ein zentrales Werkzeug, das IT, Verwaltung, Computer-Monitoring und Supportprozesse strukturiert.

  • Sie erhalten einen zentralen Ort zur Verwaltung von Hardware, Software und Lizenzdaten, jederzeit erreichbar von Computer, Tablet oder Smartphone.
  • Sie wissen genau, wer welches Gerät nutzt und welche Ausstattung das Unternehmen tatsächlich besitzt.
  • Sie können Hardware- und Software-Audits durchführen, um Computer, installierte Anwendungen, Softwareversionen und lizenzrelevante Daten besser zu kontrollieren.
  • Mit der Plus-Lizenz können Sie Mitarbeiter-Computer, Arbeitszeit, Aktivität, Anwendungen, Webnutzung, USB-Geräte, Druckvorgänge, Zwischenablage, Datentransfers und den Sicherheitsstatus der Endgeräte überwachen.
  • Sie können ausgewählte Anwendungen, Websites, nicht autorisierte Softwareinstallationen und USB-Speichermedien gemäß den Unternehmensrichtlinien blockieren.
  • Supportanfragen landen im Ticketsystem, statt E-Mail-Postfächer zu überfluten oder die Arbeit durch ständige Telefonanrufe zu unterbrechen. Tickets bündeln außerdem die gesamte E-Mail-Kommunikation zu jedem Thema, sodass nicht in Tausenden von Nachrichten gesucht werden muss.
  • Mitarbeiter und Kunden nutzen ein kostenloses Portal, das auf Smartphone, Tablet und Computer verfügbar ist.
  • Die Anmeldung per Google und Microsoft SSO macht zusätzliche Passwörter überflüssig.
  • Die Wissensdatenbank hilft, häufige Probleme zu dokumentieren und die Anzahl der Supportanfragen zu reduzieren.
  • Lizenzen werden geteilt, sodass Sie für tatsächlichen Zugriff zahlen und nicht für jeden aktiven Benutzer.
  • Das System skaliert mit Ihrem Unternehmen, wenn Sie weitere Lizenzen hinzufügen.
  • Sie können mit einem kostenlosen 30-Tage-Test ohne Verpflichtungen starten.

Dadurch eignet sich Codenica sowohl dann, wenn Sie die einzige Person sind, die für IT verantwortlich ist, als auch dann, wenn Sie einfach Ordnung schaffen, Zeit sparen und vollständige Kontrolle über Ausstattung, Computer, Software und Supportanfragen gewinnen möchten.