En la gestión IT diaria, rápidamente se hace evidente que las listas de opciones rígidas y predefinidas ya no son suficientes. Cada organización describe sus activos de manera diferente, clasifica los tickets a su manera y utiliza nombres personalizados para estados, tipos o prioridades. Por eso, Codenica ITSM + ITAM pone un fuerte énfasis en la posibilidad de definir listas de opciones personalizadas, etiquetas, categorías, estados y diccionarios adaptados a la forma real en que funciona la organización. Ya sea que gestione asset management, atienda solicitudes en un ticketing system, dé soporte a usuarios a través de un help desk o service desk, o cree artículos en una knowledge base, la posibilidad de configurar sus propias opciones simplifica el trabajo diario y ayuda a mantener la coherencia de los datos.

En este artículo le mostraremos cómo:

  • convertir cualquier campo de texto en asset management en una lista desplegable,
  • definir opciones y clasificaciones personalizadas en el ticketing system,
  • configurar diccionarios para estados de tareas, solicitudes, soluciones de la base de conocimiento y otros elementos del sistema.

Como resultado, Codenica ITSM + ITAM puede adaptarse tanto a casos de uso sencillos como a procesos IT más avanzados, sin obligar a cambiar la forma en que trabaja su equipo.

Listas desplegables en asset management - control total sobre sus datos

En asset management, la necesidad de estandarizar los datos aparece muy rápidamente. Estados de empleados, roles de usuario, tipos de cliente, condiciones de activos o clasificaciones personalizadas deben ser coherentes, claras y fáciles de filtrar. Por ello, en Codenica ITSM + ITAM cualquier campo de texto puede convertirse fácilmente en una lista desplegable, sin necesidad de escribir código ni realizar configuraciones complejas.

Esto se aplica a todos los elementos gestionados dentro de asset management, incluidos empleados, clientes, hardware, software y cualquier modelo de activo personalizado. Por ejemplo, el campo Status en un registro de empleado o cliente puede funcionar como un campo de texto normal o como una lista desplegable con opciones predefinidas.

En la configuración de cada campo de texto existen dos mecanismos independientes que permiten crear una lista de selección adaptada al funcionamiento de su organización:

  • Opciones dinámicas - el sistema crea automáticamente una lista de valores basada en los datos que ya existen en la base de datos. Cuando esta opción está activada, aparece un icono de lista junto al campo, lo que permite seleccionar valores ya utilizados anteriormente. Es ideal en escenarios de asset management donde los datos evolucionan con el tiempo, pero la coherencia en la nomenclatura debe mantenerse.
  • Opciones estáticas - permiten definir manualmente su propia lista de valores, como estados o categorías de activos. Basta con introducir las opciones separadas por punto y coma, y el campo se convierte automáticamente en una lista desplegable clásica con únicamente esos valores disponibles. Esto le da control total sobre lo que puede almacenarse en asset management.

Tanto las opciones estáticas como las dinámicas pueden definirse en cualquier idioma, lo que permite crear diccionarios únicos adaptados a la estructura de su empresa, clientes o región de operación. Con esta configuración, asset management se vuelve no solo más claro y coherente, sino también mucho más fácil de filtrar, analizar y automatizar dentro de los procesos IT.

Árbol auxiliar IT Manager - campo Status en la gestión de empleados con lista desplegable en Codenica ITSM + ITAM

Árbol auxiliar IT Manager - vista de campo desplegable en asset management. Ejemplo de una propiedad de Empleado o Cliente donde el campo Status funciona como lista desplegable. El usuario selecciona una de las opciones disponibles en lugar de introducir texto libre, lo que garantiza la coherencia de los datos en todo el sistema.

Configuración de campo de texto con opciones estáticas y dinámicas activadas en asset management en Codenica ITSM + ITAM

Para configurar el campo Status como lista desplegable, vaya a la configuración de propiedades del tipo de dato correspondiente. El proceso es muy similar tanto si trabaja con empleados, clientes o activos en asset management.

  1. Abra Settings en el sistema.
  2. Si configura un campo para empleados o clientes, vaya a la sección Employees y haga clic en Customize.
  3. Si configura un campo para activos en asset management, vaya a Inventory → Assets y seleccione el modelo de activo cuyas propiedades desea modificar.
  4. Abra la pestaña Properties, donde se muestran todos los campos disponibles para el tipo de dato seleccionado.
  5. Busque la propiedad Status (u otro campo de texto que desee convertir en lista desplegable).
  6. Haga clic en el botón edit junto a la propiedad Status para abrir su configuración.

Estados, categorías, etiquetas y otras opciones en el ticketing system

En un ticketing system moderno no existe un conjunto universal de estados, categorías o etiquetas que funcione para todas las organizaciones. Un help desk interno opera de forma distinta a un service desk que atiende a clientes externos, y los equipos IT que trabajan en un modelo de outsourcing o MSP siguen otro enfoque diferente. Por eso, en Codenica ITSM + ITAM es el propio usuario del sistema quien define todas las opciones de selección que aparecen en los tickets.

Puede decidir de forma independiente:

  • qué estados atraviesa un ticket durante su ciclo de vida,
  • qué categorías describen los tipos de incidencias o servicios,
  • qué etiquetas se utilizan para el etiquetado adicional de tickets,
  • qué prioridades, departamentos, ubicaciones u otras clasificaciones están disponibles en el formulario.

Cada una de estas opciones es totalmente configurable y puede adaptarse a los procesos utilizados en su help desk o service desk. Como resultado, el ticketing system refleja fielmente la forma real en que trabaja su equipo, en lugar de obligarle a adaptarse a una herramienta rígida. Además, cada categoría, estado o etiqueta puede asociarse a un color, lo que mejora significativamente la legibilidad de las listas y facilita evaluar rápidamente la situación de los tickets. Los colores se configuran de forma centralizada en la configuración del sistema; los detalles se describen en un artículo independiente: Setting Colors and Icons.

Este enfoque hace que el ticketing system de Codenica sea flexible para prácticamente cualquier proceso IT, desde un help desk interno sencillo hasta un service desk avanzado que atiende a múltiples empresas y contratos.

Ticket en el ticketing system de Codenica ITSM + ITAM con campos configurables: location, department, status, category y priority

Vista de ticket en el ticketing system. El formulario de ticket con campos de selección visibles como Location, Department, Status, Category y Priority. Todas estas opciones son totalmente configurables por el usuario del sistema de help desk y service desk, incluidos sus nombres y colores.

Configuración de estados de ticket en el ticketing system de Codenica ITSM + ITAM con opciones estáticas definidas como lista de selección

Configuración de opciones de estado en el ticketing system. Vista de edición de la propiedad status con el campo Static options resaltado, donde los estados del ticket se introducen manualmente y se separan por punto y coma. De esta manera, el ticketing system crea una lista desplegable disponible directamente en el formulario del ticket.

Cómo configurar estados y otros campos en el ticketing system

La configuración de listas de selección en el ticketing system se realiza de forma centralizada en la sección de ajustes y funciona del mismo modo que el mecanismo utilizado en asset management e inventario.

  1. Abra Settings en el sistema.
  2. En el grupo Service Desk, haga clic en Tickets.
    Si está configurando otros formularios como Changes, Problems o Releases, selecciónelos de la misma manera dentro de este grupo.
  3. Vaya a la pestaña Properties.
  4. En la lista de campos disponibles (más de 60 propiedades para un ticket), busque la propiedad Status u otra que desee configurar.
  5. En el campo Static options, introduzca sus propios valores separados por punto y coma, por ejemplo:
    New;In progress;Waiting for customer;Closed
  6. Guarde los cambios y reinicie la aplicación; a partir de ese momento, los estados estarán disponibles como lista de selección en el formulario del ticket.

Los cambios se aplican en todos los formularios del ticketing system y son efectivos tanto en la interfaz del agente de help desk como en el portal de clientes del service desk.

Estados, categorías y etiquetas para tareas, notas, solicitudes, soluciones de la base de conocimiento y otros elementos

El mecanismo para definir listas de selección personalizadas en Codenica ITSM + ITAM no se limita a asset management y al ticketing system. El mismo modelo de configuración coherente también está disponible para otros elementos del sistema, como tareas, notas, solicitudes, aprobaciones, confirmaciones y artículos en la base de conocimiento. Como resultado, todo el sistema —independientemente del módulo— puede funcionar con diccionarios unificados y totalmente configurables.

El administrador del sistema decide qué estados, categorías, secciones y etiquetas se aplican en cada área. El sistema no impone nada: no existen procesos predefinidos ni estructuras rígidas. Es el usuario quien define cómo es el ciclo de vida de una tarea, solicitud o artículo de la base de conocimiento, adaptándolo a la forma real en que trabaja el equipo.

Las listas de selección pueden definirse, entre otros, para:

  • tareas vinculadas a tickets y activos,
  • notas técnicas y operativas,
  • solicitudes y envíos,
  • aprobaciones y confirmaciones (por ejemplo, entrega de equipos o finalización de tareas),
  • soluciones y artículos en la base de conocimiento.

Al igual que en el ticketing system, cada una de estas opciones también puede asociarse a un color, lo que mejora considerablemente la legibilidad, facilita el filtrado y permite reconocer al instante el estado de un elemento en las vistas de lista y detalle.

Configuración global de estados y categorías para tareas, notas y solicitudes en Codenica ITSM + ITAM

Estados y categorías globales en la configuración del sistema. Vista del grupo Global, donde se definen estados y categorías reutilizados por tareas, notas, solicitudes, aprobaciones y confirmaciones. Una configuración central garantiza coherencia en todo el sistema.

Opciones estáticas de estado para tareas y solicitudes en la configuración de Codenica ITSM + ITAM

Configuración de estados para tareas y solicitudes. Ejemplo de un panel de configuración donde el administrador define una lista personalizada de estados introduciéndolos como opciones estáticas separadas por punto y coma. Una vez definidos, estos valores se convierten inmediatamente en una lista desplegable disponible en los formularios de tareas y solicitudes.

Para los artículos en la knowledge base, existe un grupo de configuración independiente. Al navegar a Service Desk → Solutions, puede definir categorías, secciones y etiquetas personalizadas para los artículos. Esto permite crear una estructura de conocimiento clara y lógica, adaptada a clientes, empleados, departamentos o tipos de incidencias gestionadas.

Resumen

El mecanismo de listas de opciones personalizadas en Codenica ITSM + ITAM fue diseñado como base de todo el sistema, no como un complemento de un solo módulo. Los mismos principios de configuración se aplican a asset management e inventario, al ticketing system utilizado para operaciones de help desk y service desk, así como a tareas, solicitudes, notas y la base de conocimiento. Como resultado, los usuarios trabajan en un entorno coherente, independientemente del área del sistema que utilicen. Usted decide qué estados, categorías, etiquetas, secciones y clasificaciones existen en el sistema. No hay esquemas impuestos, diccionarios cerrados ni procesos rígidos. Puede reflejar con precisión el modelo de trabajo utilizado en su organización. Gracias a la posibilidad de definir opciones tanto estáticas como dinámicas, así como de asignarles colores, los datos se mantienen claros, coherentes y fáciles de analizar.