Dans la gestion IT au quotidien, on constate rapidement que les listes d’options rigides et prédéfinies ne suffisent plus. Chaque organisation décrit ses actifs différemment, catégorise les tickets à sa manière et utilise ses propres noms pour les statuts, types ou priorités. C’est pourquoi Codenica ITSM + ITAM met fortement l’accent sur la possibilité de définir des listes d’options personnalisées, des tags, des catégories, des statuts et des dictionnaires adaptés à la manière réelle dont l’organisation fonctionne. Que vous gériez la gestion des actifs, traitiez des demandes dans un système de ticketing, assistiez les utilisateurs via un help desk ou un service desk, ou créiez des articles dans une base de connaissances, la possibilité de configurer vos propres options simplifie le travail quotidien et garantit la cohérence des données.

Dans cet article, nous vous montrons comment :

  • transformer n’importe quel champ texte de la gestion des actifs en liste déroulante,
  • définir des options et classifications personnalisées dans le système de ticketing,
  • configurer des dictionnaires pour les statuts de tâches, les demandes, les solutions de la base de connaissances et d’autres éléments du système.

Ainsi, Codenica ITSM + ITAM peut être adapté aussi bien à des cas d’usage simples qu’à des processus IT plus avancés, sans imposer de changements dans la manière dont votre équipe travaille.

Listes déroulantes dans la gestion des actifs – contrôle total de vos données

Dans la gestion des actifs, le besoin de standardisation des données apparaît très rapidement. Statuts des employés, rôles des utilisateurs, types de clients, états des actifs ou classifications personnalisées : tout doit rester cohérent, lisible et facile à filtrer. C’est pourquoi, dans Codenica ITSM + ITAM, chaque champ texte peut être transformé en liste déroulante simplement, sans écrire de code et sans configuration complexe.

Cela s’applique à tous les éléments gérés dans la gestion des actifs : employés, clients, matériel, logiciels et modèles d’actifs personnalisés. Par exemple, le champ Status d’un employé ou d’un client peut fonctionner soit comme un champ texte classique, soit comme une liste déroulante avec des options prédéfinies.

Dans les paramètres de chaque champ texte, deux mécanismes indépendants permettent de créer une liste adaptée au fonctionnement de votre organisation :

  • Options dynamiques – le système génère automatiquement une liste à partir des valeurs déjà présentes dans la base de données. Lorsqu’elle est activée, une icône de liste apparaît à côté du champ, permettant de sélectionner des valeurs déjà utilisées. Cette solution est idéale lorsque les données évoluent dans le temps, tout en nécessitant une cohérence dans la dénomination.
  • Options statiques – permettent de définir manuellement votre propre liste de valeurs, par exemple des statuts ou des catégories. Il suffit de saisir les options séparées par des points-virgules, et le champ devient automatiquement une liste déroulante classique limitée à ces valeurs. Vous gardez ainsi un contrôle total sur ce qui peut être enregistré.

Les options statiques et dynamiques peuvent être définies dans n’importe quelle langue, ce qui permet de créer des dictionnaires adaptés à la structure de votre entreprise, à vos clients ou à votre zone d’activité. Grâce à cette configuration, la gestion des actifs devient plus claire, plus cohérente et plus facile à filtrer, analyser et automatiser dans l’ensemble des processus IT.

Arborescence IT Manager – champ Status dans la gestion des employés avec liste déroulante dans Codenica ITSM + ITAM

Arborescence d’assistance IT Manager – vue d’un champ en liste déroulante dans la gestion des actifs. Exemple d’une propriété Employé ou Client où le champ Status fonctionne comme une liste déroulante. L’utilisateur sélectionne une option disponible au lieu de saisir un texte libre, ce qui garantit la cohérence des données dans tout le système.

Paramètres d’un champ texte avec options statiques et dynamiques activées dans la gestion des actifs dans Codenica ITSM + ITAM

Pour configurer le champ Status comme liste déroulante, accédez aux paramètres de la propriété du type de données concerné. La configuration est similaire, que vous travailliez avec des employés, des clients ou des actifs.

  1. Ouvrez les Paramètres du système.
  2. Si vous configurez un champ pour des employés ou des clients, allez dans la section Employees et cliquez sur Customize.
  3. Si vous configurez un champ pour des actifs, allez dans Inventory → Assets, puis sélectionnez le modèle d’actif dont vous souhaitez modifier les propriétés.
  4. Ouvrez l’onglet Properties, où tous les champs disponibles pour le type de données sélectionné sont listés.
  5. Recherchez la propriété Status (ou tout autre champ texte à transformer en liste déroulante).
  6. Cliquez sur le bouton edit à côté de la propriété Status pour ouvrir ses paramètres.

Statuts, catégories, tags et autres options dans le système de ticketing

Dans un système de ticketing moderne, il n’existe pas d’ensemble universel de statuts, catégories ou tags valable pour toutes les organisations. Un help desk interne fonctionne différemment d’un service desk destiné à des clients externes, et les équipes IT travaillant en mode outsourcing ou MSP suivent encore une autre approche. C’est pourquoi, dans Codenica ITSM + ITAM, l’utilisateur définit lui-même toutes les options de sélection apparaissant dans les tickets.

Vous pouvez décider :

  • des statuts par lesquels passe un ticket au cours de son cycle de vie,
  • des catégories décrivant les types d’incidents ou de services,
  • des tags utilisés pour un marquage complémentaire,
  • des priorités, départements, localisations ou autres classifications disponibles dans le formulaire.

Chaque option est entièrement configurable et peut être adaptée aux processus utilisés dans votre help desk ou service desk. Le système reflète ainsi fidèlement la manière réelle dont votre équipe travaille, sans imposer un modèle rigide. Chaque catégorie, statut ou tag peut également être associé à une couleur afin d’améliorer la lisibilité des listes et faciliter l’évaluation rapide de l’état des tickets. Les couleurs sont configurées de manière centralisée dans les paramètres du système – voir l’article dédié : Setting Colors and Icons.

Cette approche permet au système de ticketing Codenica de s’adapter à pratiquement tout processus IT – d’un help desk interne simple à un service desk avancé gérant plusieurs entreprises et contrats.

Ticket dans le système de ticketing Codenica ITSM + ITAM avec champs configurables : localisation, département, statut, catégorie et priorité

Vue d’un ticket dans le système de ticketing. Formulaire de ticket avec des champs de sélection tels que Location, Department, Status, Category et Priority. Toutes ces options sont entièrement configurables par l’utilisateur du système help desk et service desk, y compris leurs noms et leurs couleurs.

Paramètres des statuts dans le système de ticketing Codenica ITSM + ITAM avec options statiques définies en liste de sélection

Paramètres des statuts dans le système de ticketing. Vue d’édition de la propriété Status avec le champ Static options mis en évidence, où les statuts sont saisis manuellement et séparés par des points-virgules. Le système génère ainsi la liste déroulante disponible dans le formulaire du ticket.

Comment configurer les statuts et autres champs dans le système de ticketing

La configuration des listes de sélection dans le système de ticketing s’effectue de manière centralisée dans les paramètres et fonctionne selon le même principe que dans la gestion des actifs.

  1. Ouvrez les Paramètres du système.
  2. Dans le groupe Service Desk, cliquez sur Tickets.
    Pour configurer d’autres formulaires comme Changes, Problems ou Releases, sélectionnez-les de la même manière dans ce groupe.
  3. Accédez à l’onglet Properties.
  4. Dans la liste des champs disponibles (plus de 60 propriétés pour un ticket), trouvez la propriété Status ou un autre champ à configurer.
  5. Dans le champ Static options, saisissez vos valeurs séparées par des points-virgules, par exemple :
    New;In progress;Waiting for customer;Closed
  6. Enregistrez les modifications et redémarrez l’application – les statuts seront alors disponibles sous forme de liste déroulante dans le formulaire du ticket.

Les modifications s’appliquent à tous les formulaires du système de ticketing et sont visibles aussi bien dans l’interface des agents help desk que dans le portail client du service desk.

Statuts, catégories et tags pour les tâches, notes, demandes, solutions de la base de connaissances et autres éléments

Le mécanisme de listes personnalisées dans Codenica ITSM + ITAM ne se limite pas à la gestion des actifs et au système de ticketing. Le même modèle cohérent de configuration est disponible pour d’autres éléments du système : tâches, notes, demandes, approbations, confirmations et articles de la base de connaissances. Ainsi, l’ensemble du système peut fonctionner sur la base de dictionnaires unifiés et entièrement configurables.

L’administrateur définit quels statuts, catégories, sections et tags s’appliquent à chaque domaine. Le système n’impose rien : il n’existe pas de processus prédéfinis ou rigides. L’utilisateur détermine le cycle de vie d’une tâche, d’une demande ou d’un article en fonction de la réalité du travail de l’équipe.

Des listes de sélection peuvent notamment être définies pour :

  • les tâches liées aux tickets et aux actifs,
  • les notes techniques et opérationnelles,
  • les demandes et soumissions,
  • les approbations et confirmations (par exemple remise d’équipement ou validation de tâche),
  • les solutions et articles de la base de connaissances.

Comme dans le système de ticketing, chacune de ces options peut également être associée à une couleur, ce qui améliore la lisibilité, facilite le filtrage et permet d’identifier instantanément le statut d’un élément dans les vues liste et détail.

Paramètres globaux des statuts et catégories pour les tâches, notes et demandes dans Codenica ITSM + ITAM

Statuts et catégories globaux dans les paramètres du système. Vue du groupe Global, où les statuts et catégories sont définis et réutilisés par les tâches, notes, demandes, approbations et confirmations. Une configuration centrale garantit la cohérence dans tout le système.

Options statiques de statuts pour les tâches et demandes dans les paramètres de Codenica ITSM + ITAM

Configuration des statuts pour les tâches et demandes. Exemple de contrôle où l’administrateur définit une liste personnalisée de statuts en les saisissant comme options statiques séparées par des points-virgules. Une fois définies, ces valeurs deviennent immédiatement disponibles sous forme de liste déroulante dans les formulaires.

Pour les articles de la base de connaissances, un groupe de paramètres distinct est disponible. En accédant à Service Desk → Solutions, vous pouvez définir des catégories, sections et tags personnalisés pour les articles. Cela permet de construire une structure de connaissances claire et logique, adaptée aux clients, employés, départements ou types de problématiques traitées.

Résumé

Le mécanisme des listes d’options personnalisées dans Codenica ITSM + ITAM a été conçu comme un fondement du système, et non comme un simple module complémentaire. Les mêmes principes de configuration s’appliquent à la gestion des actifs, au système de ticketing pour help desk et service desk, ainsi qu’aux tâches, demandes, notes et à la base de connaissances. Les utilisateurs travaillent ainsi dans un environnement cohérent, quel que soit le module utilisé. Vous décidez quels statuts, catégories, tags, sections et classifications existent dans le système. Il n’y a ni schémas imposés, ni dictionnaires fermés, ni processus rigides. Vous pouvez refléter précisément le modèle de travail réel de votre organisation. Grâce à la définition d’options statiques et dynamiques et à l’attribution de couleurs, les données restent claires, cohérentes et faciles à analyser.