Introducción
En este artículo hemos reunido consejos prácticos que facilitan el trabajo con Ewida Standard y Ewida Audit. No se trata de funciones independientes, sino más bien de un conjunto de buenos hábitos y ajustes que aceleran el trabajo diario con el registro y la auditoría.
Incluyen, entre otras cosas, la ventana Propiedades, la edición masiva, las relaciones entre objetos, la localización dinámica, la pestaña Notes, el filtrado de datos y la optimización del rendimiento de la aplicación. Como ambos programas son aplicaciones clásicas de escritorio para Windows, muchas de estas mejoras marcan una diferencia real al trabajar con bases de datos más grandes y en la gestión diaria de puestos de trabajo.
La ventana Propiedades: atajos y ajustes
La ventana Propiedades es una de las principales áreas de trabajo en Ewida Standard y Ewida Audit, por eso conviene conocer bien algunos atajos sencillos.
- TIP 1 - la tecla TAB pasa a la siguiente propiedad hacia abajo, mientras que SHIFT + TAB vuelve a los campos situados más arriba.
- TIP 2 - el atajo ALT + FLECHA ABAJO despliega la lista de sugerencias para la propiedad seleccionada. La selección puede confirmarse con ENTER o cancelarse con ESC. Cuando un valor ha cambiado, la nueva entrada se muestra en negrita.
- TIP 3 - si un campo determinado no es necesario en la ventana Propiedades, puede desactivarse en la configuración del objeto. En el mismo lugar también puede usar la opción Mis nombres de propiedades para cambiar el nombre de un campo y adaptarlo mejor a la terminología utilizada en su empresa.
Puede que estos pequeños atajos no parezcan espectaculares, pero cuando se usan con regularidad ahorran mucho tiempo y reducen los clics innecesarios.
Nombres personalizados de propiedades
Si el nombre predeterminado de una propiedad no encaja con la forma de trabajar de su empresa, puede cambiarse. Por ejemplo, un campo con un nombre técnico puede sustituirse por otro más organizativo o más orientado a la contabilidad, si esa es la terminología que utiliza su equipo.
Para hacerlo, abra la configuración del programa y vaya a la sección Mis nombres de propiedades. Después de encontrar la entrada adecuada, introduzca el nuevo nombre y confirme el cambio. Tras guardar, es necesario reiniciar la aplicación, porque el nuevo nombre solo aparecerá después del reinicio en la ventana Propiedades, en los informes detallados y en los listados.
También conviene recordar que los listados guardan los nombres de las columnas en su configuración. Si algo se ve mal después de cambiar un nombre, normalmente basta con usar la opción Restaurar valores predeterminados en la configuración de ese listado.
Edición masiva de datos y operaciones en grupo
Uno de los mecanismos más prácticos de ambos programas es la posibilidad de trabajar con muchos objetos al mismo tiempo.
- TIP 4 - para cambiar el mismo valor en muchos registros, puede usar la opción Editar del menú principal, seleccionar objetos con SHIFT, CTRL o CTRL+A, introducir el nuevo valor en la parte derecha y confirmarlo con ENTER.
- TIP 5 - de forma similar, también puede crear en bloque un mayor número de objetos nuevos. Después de iniciar la opción Nuevo, solo tiene que completar los datos e indicar la Cantidad haciendo clic en ese campo o usando la tecla F2.
El mecanismo masivo no se limita a la edición estándar. También permite crear relaciones, eliminar objetos y registrar acciones como reparación, actualización, mantenimiento y servicio. En bases de datos más grandes, es una de las herramientas más importantes para acelerar el trabajo diario.
Árboles de datos y descripciones de objetos
Al trabajar con el Administrador de objetos, el Administrador de auditoría o el Administrador de red, conviene aprovechar la opción de reagrupar los datos rápidamente.
- TIP 6 - al hacer clic con el botón derecho sobre un nodo de agrupación, puede cambiar la propiedad utilizada para ordenar. El árbol recalcula de inmediato los objetos y los organiza según la nueva clave.
- TIP 7 - la descripción del último nodo que representa un objeto puede ajustarse en la configuración mediante la opción Descripción del objeto. Allí puede decidir qué propiedades deben formar la descripción y qué separadores se deben utilizar.
Este ajuste sencillo ayuda mucho cuando el usuario quiere que los objetos sean más claros ya en el propio árbol, sin tener que abrir cada elemento por separado.
La pestaña Notes y la edición en varias líneas
La pestaña Notes permite editar cómodamente campos seleccionados en modo multilínea. Está disponible en la ventana Propiedades de cada objeto tanto en Ewida Standard como en Ewida Audit.
En la configuración puede elegir qué propiedades deben aparecer en la pestaña Notes. Lo importante es que:
- el conjunto de campos puede ser distinto para distintos tipos de objeto,
- un campo utilizado en Notes no tiene por qué ser visible al mismo tiempo en la pestaña estándar de Propiedades,
- la pestaña recuerda el último campo editado,
- Notes también admite edición masiva.
En modo masivo, se aplican las mismas reglas que en la edición estándar de propiedades. Si todos los objetos seleccionados tienen el mismo valor, el campo lo mostrará. Si los valores son distintos, el campo quedará vacío, pero puede sobrescribirlo con un único contenido nuevo para todos los registros seleccionados.
Localización dinámica de objetos
La localización dinámica es uno de los mecanismos más útiles para mantener los datos organizados. Permite rellenar automáticamente propiedades como Ubicación, Departamento, Sección y Número de sala a partir de las relaciones entre objetos.
En la práctica, funciona de tal manera que un objeto toma los datos de localización de su objeto principal. Por ejemplo, un dispositivo puede tomar su ubicación de un conjunto, y un conjunto puede tomarla de un usuario. Gracias a ello, cuando un usuario cambia de departamento o de ubicación, todos los elementos relacionados actualizan automáticamente sus datos.
Para usar la localización dinámica, lo mejor es no rellenar manualmente los campos de localización en objetos distintos del usuario. Si esos valores se introdujeron manualmente en el pasado, pueden eliminarse en bloque mediante edición grupal. Entonces el programa volverá a usar el mecanismo automático de herencia de ubicación.
Si, por el contrario, el usuario introduce manualmente estos campos en un objeto distinto del usuario, el programa lo tratará como un cambio de ese elemento a una ubicación estática.
Relaciones entre objetos y Drag & Drop
Las relaciones entre objetos pueden crearse de la forma estándar mediante las funciones Asignar y Desconectar, pero en muchas situaciones el mecanismo Drag & Drop resulta más cómodo. Permite arrastrar objetos entre administradores, listados e informes detallados para crear relaciones predeterminadas.
Este mecanismo funciona en muchas disposiciones, entre ellas:
- Administrador de objetos >> Listado,
- Listado >> Administrador de objetos,
- Administrador de objetos >> Administrador de objetos,
- Listado >> Listado,
- Administrador de objetos >> Informe detallado,
- Listado >> Informe detallado.
Conviene recordar que Drag & Drop admite sobre todo relaciones predeterminadas. Si necesita crear otro tipo de relación, es mejor utilizar los asistentes estándar. Para vincular en bloque una mayor cantidad de elementos, también es mejor usar asistentes específicos, porque facilitan el manejo simultáneo de muchos objetos.
Filtros y listados personalizados en la práctica
Los filtros en Ewida Standard y Ewida Audit funcionan sobre la base de grupos de condiciones AND y OR. En un grupo AND, todas las condiciones deben cumplirse al mismo tiempo, mientras que en un grupo OR basta con que se cumpla al menos una.
Los filtros resultan más útiles cuando se combinan con el mecanismo Mis listados. En este modelo, primero puede crear su propia vista con las columnas adecuadas y después aplicar un filtro que encaje con un escenario de trabajo concreto.
Este enfoque funciona bien en tareas repetitivas, por ejemplo imprimir cada mes una lista de accesorios concretos, dispositivos fuera de garantía u objetos que cumplan determinadas condiciones de ubicación, organización y coste. Si ese filtro va a utilizarse de forma permanente, puede guardarse para el listado con la opción Recordar filtro del listado.
Optimización del rendimiento de los programas
Con bases de datos más grandes, no solo importa la funcionalidad, sino también el rendimiento. En este ámbito conviene recordar algunas reglas.
En Ewida Standard, una gran parte del volumen de datos puede venir de los registros detallados del historial. A medida que la base de datos crece, conviene utilizar periódicamente el Asistente de gestión de entradas del historial, que permite limpiar entradas antiguas o innecesarias. También es una buena práctica limitar las categorías de registros a las que realmente se necesitan.
En Ewida Audit, el número de archivos de escaneo almacenados tiene mucha importancia. Si el objetivo principal es trabajar sobre todo con los datos más recientes, puede activar en la configuración de auditoría la opción Conservar solo el último resultado de escaneo. Esto reduce la cantidad de datos procesados y mejora el rendimiento.
Además, ambos programas permiten controlar los registros de la aplicación y las entradas del registro de eventos, incluida la limpieza automática al superarse un número determinado de registros. Estas tareas de mantenimiento son muy importantes durante el trabajo prolongado con la misma base de datos.