Registro de equipamiento en la empresa
El registro del equipamiento de una empresa es un concepto más amplio que el simple registro de la infraestructura IT. Incluye no solo ordenadores, software y licencias, sino también otros elementos utilizados en el trabajo diario de la organización. En Ewida Standard, esta área se basa en un modelo orientado a objetos que permite llevar el registro de forma ordenada y flexible.
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Registro de equipamiento y auditoría IT
Si busca un programa para llevar el registro del equipamiento, la auditoría IT por sí sola normalmente no es suficiente. La auditoría se centra principalmente en los activos visibles en el entorno informático y de red, mientras que un registro completo del equipamiento también incluye elementos que no pueden detectarse automáticamente de ese modo.
En el caso del hardware informático, el software y los dispositivos de red, el trabajo puede complementarse con Ewida Audit. El programa puede ayudar a escanear el entorno y preparar los datos de origen, que luego pueden exportarse a Ewida Standard. El registro estructurado del equipamiento de la empresa se mantiene después directamente en Ewida Standard.
El conjunto como forma de organizar el registro
Uno de los objetos más importantes de Ewida Standard es el Conjunto. En la práctica, puede entenderse como un contenedor que agrupa elementos relacionados entre sí. Esto permite trabajar no solo al nivel de cada elemento individual, sino también al nivel del grupo completo que funciona conjuntamente dentro de la empresa.
Los conjuntos son especialmente útiles allí donde el equipamiento aparece en grupos lógicos. Pueden incluir dispositivos, software, licencias y otros elementos que juntos forman una unidad de uso.
Las principales ventajas de utilizar conjuntos son:
- combinar objetos relacionados en un único grupo coherente,
- facilitar la asignación de conjuntos completos a usuarios o ubicaciones,
- mantener organizadas las relaciones entre los elementos registrados,
- permitir el análisis de los costes de compra y soporte no solo de elementos individuales, sino también de grupos completos.
Creación de un nuevo conjunto
Un nuevo conjunto puede crearse mediante la opción:
Menú principal → Conjunto → Nuevo
El propio objeto conjunto debe entenderse de forma amplia. No tiene por qué significar únicamente un conjunto informático. Puede representar cualquier grupo de elementos que tenga sentido organizativo en una empresa determinada y que deba tratarse como una unidad. Corresponde al usuario decidir qué categorías y nomenclatura se ajustan mejor a la estructura real del equipamiento.
Por qué los conjuntos son prácticos
En un registro bien mantenido, un conjunto no es solo una forma cómoda de agrupar registros. Es una herramienta que facilita el trabajo diario con el equipamiento. Cuando los objetos están conectados en grupos lógicos, resulta más fácil transferirlos entre empleados, controlar su contenido y seguir el historial de cambios.
Esto es especialmente importante cuando una empresa gestiona muchos grupos similares de equipamiento, como conjuntos informáticos, paquetes de accesorios o equipamiento móvil. En lugar de realizar muchas operaciones separadas para cada elemento, puede trabajar al nivel del conjunto y al mismo tiempo conservar datos detallados de cada componente.
Ejemplo: un conjunto de unidades USB
Si los empleados reciben varios dispositivos de almacenamiento USB, puede crear un conjunto que agrupe esos elementos en un solo lugar. Una categoría de ejemplo podría llamarse Unidades USB, aunque la denominación depende de las normas adoptadas en la empresa.
A ese conjunto se añaden luego objetos separados que representan dispositivos de almacenamiento concretos. Esto permite asignar todo el grupo a un empleado en un solo paso y, más adelante, desvincularlo o transferirlo igual de fácilmente. Al mismo tiempo, cada componente sigue siendo visible como un elemento independiente dentro del registro.
Ejemplo: un conjunto telefónico
El mismo enfoque puede utilizarse para el equipamiento móvil. Un conjunto puede representar, por ejemplo, un teléfono de empresa junto con sus componentes principales. Según la nomenclatura utilizada en la empresa, pueden emplearse categorías como Conjunto telefónico o Teléfono móvil.
El conjunto puede incluir, entre otras cosas:
- el propio teléfono,
- la batería,
- la tarjeta SIM.
Este modelo ayuda a mantener ordenada la entrega y devolución del equipamiento, al tiempo que permite seguir cada uno de esos elementos por separado siempre que la empresa necesite ese nivel de detalle.
Objetos independientes e historial de cambios
En Ewida Standard, cada objeto, como un Conjunto o un Dispositivo, se trata como un elemento independiente. Por eso conviene registrar por separado aquellos componentes que más adelante puedan requerir su propio historial, análisis de costes, reparaciones, modernizaciones o cambios de asignación.
Si un elemento determinado puede necesitar analizarse por separado más adelante, es mejor crearlo como objeto independiente en lugar de tratarlo solo como un parámetro descriptivo de un conjunto mayor. Esto permite al programa seguir todo su historial desde el momento en que se añade, pasando por la asignación y la retirada, hasta las reparaciones, modernizaciones y su eliminación del registro.
En la práctica, este es precisamente el enfoque que hace que el registro del equipamiento resulte útil no solo al principio, sino también después de un periodo más largo de trabajo con el sistema.