Qu’est-ce que le Portail Client
Le Portail Client est une interface distincte destinée aux utilisateurs finaux au sein du système Codenica ITSM + ITAM. Il s’adresse aux personnes prises en charge par le service IT – employés ou clients externes – qui souhaitent signaler des incidents, consulter leurs tickets et accéder aux ressources qui leur sont attribuées.
Le portail fonctionne dans un navigateur web et est accessible depuis tout type d’appareil (téléphone, tablette, ordinateur). Il est connecté au même environnement de données que le module principal de l’application. Les utilisateurs ne voient que les informations pour lesquelles ils ont reçu une autorisation de la part de l’administrateur.
- Accès à la base de connaissances.
- Création et consultation des tickets.
- Communication interne avec l’équipe support (chat et messages).
- Accès aux actifs et documents attribués (si activé).
- Accès aux notes et confirmations attribuées (si activé).
- Personnalisation de l’apparence du portail selon l’identité visuelle de l’entreprise.
Les administrateurs peuvent personnaliser l’apparence du portail en configurant une bannière d’entreprise avec logo, couleurs et éléments de marque afin qu’elle corresponde à l’identité de l’entreprise ou du service IT. La bannière fictive de la société Oriale visible sur la capture d’écran ci-dessous est fournie à titre d’exemple – elle peut être remplacée par la bannière de votre propre entreprise.
Comment accorder l’accès au Portail Client
Pour permettre à un employé ou à un client d’utiliser le Portail Client, un administrateur ou un agent doit d’abord créer un enregistrement utilisateur et renseigner correctement le champ e-mail. L’adresse e-mail devient le identifiant de connexion au Portail Client. La configuration est simple et ne prend que quelques minutes.
- Créez ou modifiez un compte employé ou client (par exemple : MENU → EMPLOYEES → ADD) puis enregistrez les modifications.
- Ouvrez les propriétés de l’employé ou du client sélectionné en cliquant sur le bouton Edit (par exemple via le panneau IT Manager visible sur le côté droit de l’application).
- Accédez à l’onglet Portal.
- Cliquez sur le bouton (Re)Initialize Password (le panneau des propriétés doit être en mode édition pour que le bouton soit actif).
Après avoir cliqué sur (Re)Initialize Password, le système génère un mot de passe aléatoire et l’envoie automatiquement à l’adresse e-mail de l’utilisateur. Celui-ci pourra modifier son mot de passe après la première connexion.
Connexion alternative SSO (OAuth2)
Codenica ITSM + ITAM prend en charge l’authentification unique (SSO) basée sur OAuth2. L’utilisateur peut se connecter au Portail Client sans saisir de mot de passe en utilisant un compte Microsoft ou Google.
Dans ce cas, l’authentification est gérée par le fournisseur sélectionné. Le système Codenica ITSM + ITAM reçoit uniquement un jeton confirmant l’authentification réussie ainsi que l’adresse e-mail de l’utilisateur autorisé. Aucun mot de passe ni donnée de connexion sensible n’est transmis, ce qui en fait une méthode d’accès sécurisée et recommandée.
Qui utilise le Portail Client
Le Portail Client s’adresse aux utilisateurs finaux qui ne gèrent pas le système mais ont besoin de communiquer avec le service IT et d’accéder à leurs propres tickets.
- Clients externes pris en charge par une entreprise IT.
- Employés internes signalant des incidents au service IT.
- Utilisateurs disposant d’un accès limité au système.
Le portail n’est pas destiné aux administrateurs ni aux agents responsables du traitement des tickets dans le module principal de l’application.
Ce qu’un employé ou un client peut faire dans le portail
- Créer de nouveaux tickets.
- Répondre aux tickets existants.
- Consulter le statut et l’historique des échanges.
- Utiliser la base de connaissances pour résoudre un problème de manière autonome.
- Consulter les actifs, documents, notes et confirmations qui lui sont attribués (si activé par l’administrateur).
- Communiquer avec l’équipe support via le chat interne et la messagerie du système.
L’étendue des fonctionnalités disponibles dépend de la configuration définie par l’administrateur du système.
Différence entre le Portail Client et le module principal de l’application
Le Portail Client est une interface simplifiée destinée exclusivement aux utilisateurs finaux pris en charge par le service IT (employés ou clients externes). Le module principal de Codenica ITSM + ITAM est conçu pour la gestion des tickets, des actifs, de la configuration du système et des automatisations.
- Dans le portail, les utilisateurs ne voient que leurs propres tickets.
- Ils ne peuvent pas modifier les actifs ni gérer d’autres utilisateurs.
- Ils n’ont pas accès à la configuration du système ni aux paramètres administratifs.
Le module principal est utilisé par les agents et les administrateurs qui traitent les demandes, gèrent l’infrastructure IT et configurent les processus.
Résumé
Le Portail Client dans Codenica ITSM + ITAM constitue un espace structuré de communication entre les utilisateurs finaux et le service IT. Il sépare les fonctions opérationnelles de la gestion administrative et permet de fournir un accès sécurisé uniquement aux éléments du système pertinents pour chaque utilisateur. Grâce à son intégration avec le système de ticketing, la base de connaissances et les modules de communication, le Portail Client soutient le travail quotidien des équipes Help Desk et Service Desk. Les utilisateurs disposent d’un point unique pour signaler des incidents, suivre l’état de leurs tickets et contacter le support IT. Son intégration dans les processus ITSM améliore la visibilité du traitement des tickets, organise la communication et limite la dispersion des informations entre plusieurs outils. Il s’agit d’une extension pratique du module principal qui facilite la collaboration entre utilisateurs et équipes techniques.