Introduction

Dans cet article, nous avons rassemblé des conseils pratiques qui facilitent le travail avec Ewida Standard et Ewida Audit. Il ne s’agit pas de fonctions séparées, mais plutôt d’un ensemble de bonnes habitudes et de réglages qui accélèrent le travail quotidien avec l’inventaire et l’audit.

Ils concernent notamment la fenêtre Propriétés, l’édition de masse, les relations entre objets, la localisation dynamique, l’onglet Notes, le filtrage des données et l’optimisation des performances de l’application. Comme les deux programmes sont des applications de bureau Windows classiques, beaucoup de ces améliorations font une réelle différence lorsqu’on travaille avec des bases de données plus volumineuses et que l’on gère des postes de travail au quotidien.

La fenêtre Propriétés - raccourcis et réglages

La fenêtre Propriétés est l’un des principaux espaces de travail dans Ewida Standard et Ewida Audit. Il vaut donc la peine de bien connaître quelques raccourcis simples.

  • ASTUCE 1 - la touche TAB permet de passer à la propriété suivante vers le bas, tandis que SHIFT + TAB revient aux champs situés plus haut.
  • ASTUCE 2 - le raccourci ALT + FLÈCHE BAS ouvre la liste de suggestions pour la propriété sélectionnée. La sélection peut être confirmée avec ENTER ou annulée avec ESC. Lorsqu’une valeur a été modifiée, la nouvelle entrée apparaît en gras.
  • ASTUCE 3 - si un champ donné n’est pas nécessaire dans la fenêtre Propriétés, il peut être désactivé dans les paramètres de l’objet. Au même endroit, vous pouvez aussi utiliser l’option Mes noms de propriétés pour renommer un champ sélectionné afin qu’il corresponde mieux à la terminologie utilisée dans votre entreprise.

Ces petits raccourcis peuvent sembler discrets, mais lorsqu’ils sont utilisés régulièrement, ils font gagner beaucoup de temps et réduisent les clics inutiles.

Noms personnalisés des propriétés

Si le nom par défaut d’une propriété ne correspond pas à la manière de travailler de votre entreprise, il peut être modifié. Par exemple, un champ portant un nom technique peut être remplacé par un autre plus organisationnel ou comptable, si c’est cette terminologie que votre équipe utilise.

Pour cela, ouvrez les paramètres du programme et accédez à la section Mes noms de propriétés. Après avoir trouvé l’entrée appropriée, saisissez le nouveau nom et confirmez la modification. Après l’enregistrement, un redémarrage de l’application est nécessaire, car le nouveau nom n’apparaîtra qu’après le redémarrage dans la fenêtre Propriétés, les rapports détaillés et les synthèses.

Il est également utile de se rappeler que les synthèses enregistrent les noms des colonnes dans leur configuration. Si quelque chose ne s’affiche pas correctement après un changement de nom, il suffit généralement d’utiliser l’option Restaurer les paramètres par défaut dans les paramètres de cette synthèse.

Édition de masse des données et opérations de groupe

L’un des mécanismes les plus pratiques dans les deux programmes est la possibilité de travailler avec de nombreux objets en même temps.

  • ASTUCE 4 - pour modifier la même valeur sur de nombreux enregistrements, vous pouvez utiliser l’option Modifier du menu principal, sélectionner les objets avec SHIFT, CTRL ou CTRL+A, puis saisir la nouvelle valeur sur la droite et la confirmer avec ENTER.
  • ASTUCE 5 - de la même manière, vous pouvez aussi créer en masse un plus grand nombre de nouveaux objets. Après avoir lancé l’option Nouveau, il suffit de compléter les données et d’indiquer la Quantité en cliquant sur ce champ ou en utilisant la touche F2.

Le mécanisme de masse ne se limite pas à l’édition standard. Il prend également en charge la création de relations, la suppression d’objets et des opérations enregistrées comme la réparation, la mise à niveau, la maintenance et le service. Avec des bases de données plus importantes, c’est l’un des outils les plus utiles pour accélérer le travail quotidien.

Arborescences de données et descriptions des objets

Lorsque vous travaillez avec le Gestionnaire d’objets, le Gestionnaire d’audit ou le Gestionnaire réseau, il est utile de profiter de l’option permettant de regrouper rapidement les données.

  • ASTUCE 6 - un clic droit sur un nœud de regroupement permet de modifier la propriété utilisée pour le tri. L’arborescence recalcule immédiatement les objets et les organise selon la nouvelle clé.
  • ASTUCE 7 - la description du dernier nœud représentant un objet peut être ajustée dans les paramètres via l’option Description de l’objet. Vous pouvez y décider quelles propriétés composeront la description et quels séparateurs seront utilisés.

Ce réglage simple aide beaucoup lorsque l’utilisateur veut que les objets soient plus lisibles dès le niveau de l’arborescence, sans devoir ouvrir chaque élément séparément.

L’onglet Notes et l’édition multiligne

L’onglet Notes permet d’éditer confortablement certains champs en mode multiligne. Il est disponible dans la fenêtre Propriétés de chaque objet, à la fois dans Ewida Standard et dans Ewida Audit.

Dans les paramètres, vous pouvez choisir quelles propriétés doivent apparaître dans l’onglet Notes. Ce qu’il faut retenir :

  • l’ensemble des champs peut être différent selon le type d’objet,
  • un champ utilisé dans Notes n’a pas besoin d’être visible en même temps dans l’onglet standard Propriétés,
  • l’onglet mémorise le dernier champ modifié,
  • Notes prend également en charge l’édition de masse.

En mode de masse, les mêmes règles s’appliquent que pour l’édition standard des propriétés. Si tous les objets sélectionnés ont la même valeur, le champ l’affichera. Si les valeurs sont différentes, le champ restera vide, mais vous pourrez le remplacer par un seul nouveau contenu pour tous les enregistrements sélectionnés.

Localisation dynamique des objets

La localisation dynamique est l’un des mécanismes les plus utiles pour garder les données bien organisées. Elle permet de remplir automatiquement des propriétés comme Emplacement, Service, Section et Numéro de salle à partir des relations entre les objets.

En pratique, cela fonctionne de telle sorte qu’un objet reprend les données de localisation de son objet parent. Par exemple, un appareil peut reprendre son emplacement à partir d’un set, et un set peut le reprendre à partir d’un utilisateur. Ainsi, lorsqu’un utilisateur change de service ou d’emplacement, tous les éléments liés actualisent automatiquement leurs données.

Pour utiliser la localisation dynamique, il vaut mieux ne pas remplir manuellement les champs de localisation dans les objets autres que l’utilisateur. Si ces valeurs ont été saisies manuellement auparavant, elles peuvent être supprimées en masse via l’édition groupée. Le programme recommencera alors à utiliser le mécanisme automatique d’héritage de la localisation.

Si, en revanche, l’utilisateur saisit manuellement ces champs dans un objet autre que l’utilisateur, le programme considérera cela comme un passage de cet élément à une localisation statique.

Relations entre objets et Drag & Drop

Les relations entre objets peuvent être créées de manière classique via les fonctions Affecter et Déconnecter, mais dans de nombreuses situations, le mécanisme Drag & Drop est plus pratique. Il permet de glisser des objets entre gestionnaires, synthèses et rapports détaillés afin de créer des relations par défaut.

Ce mécanisme fonctionne dans de nombreuses configurations, notamment :

  • Gestionnaire d’objets >> Synthèse,
  • Synthèse >> Gestionnaire d’objets,
  • Gestionnaire d’objets >> Gestionnaire d’objets,
  • Synthèse >> Synthèse,
  • Gestionnaire d’objets >> Rapport détaillé,
  • Synthèse >> Rapport détaillé.

Il faut garder à l’esprit que Drag & Drop prend surtout en charge les relations par défaut. Si vous devez créer un autre type de relation, il est préférable d’utiliser les assistants standard. Pour relier en masse un plus grand nombre d’éléments, il est également préférable d’utiliser des assistants dédiés, car ils facilitent le traitement simultané de nombreux objets.

Filtres et synthèses personnalisées en pratique

Les filtres dans Ewida Standard et Ewida Audit fonctionnent sur la base de groupes de conditions AND et OR. Dans un groupe AND, toutes les conditions doivent être remplies en même temps, tandis que dans un groupe OR, il suffit qu’au moins l’une d’elles soit remplie.

Les filtres deviennent les plus utiles lorsqu’ils sont associés au mécanisme Mes synthèses. Dans ce modèle, vous pouvez d’abord créer votre propre vue avec les bonnes colonnes, puis y appliquer un filtre correspondant à un scénario de travail précis.

Cette approche fonctionne bien pour les tâches récurrentes, par exemple l’impression mensuelle d’une liste d’accessoires spécifiques, d’appareils hors garantie ou d’objets répondant à certaines conditions de localisation, d’organisation et de coût. Si un tel filtre doit être utilisé de manière permanente, il peut être enregistré pour la synthèse avec l’option Mémoriser le filtre de la synthèse.

Optimisation des performances du programme

Avec des bases de données plus importantes, ce n’est pas seulement la fonctionnalité qui devient importante, mais aussi les performances. Dans ce domaine, il est utile de garder à l’esprit quelques règles.

Dans Ewida Standard, une grande partie du volume de données peut être générée par des journaux d’historique détaillés. À mesure que la base de données grandit, il est utile d’utiliser périodiquement l’Assistant de gestion des entrées d’historique, qui permet de nettoyer les entrées plus anciennes ou inutiles. Il est également conseillé de limiter les catégories de journaux à celles qui sont réellement nécessaires.

Dans Ewida Audit, le nombre de fichiers de scan stockés a beaucoup d’importance. Si l’objectif principal est de travailler surtout sur les données les plus récentes, vous pouvez activer dans les paramètres d’audit l’option Conserver uniquement le dernier résultat de scan. Cela réduit la quantité de données traitées et améliore les performances.

En outre, les deux programmes permettent de contrôler les journaux de l’application et les entrées du journal des événements, y compris un nettoyage automatique après dépassement d’un nombre défini d’enregistrements. Ces opérations d’entretien comptent beaucoup lors d’un travail de longue durée sur la même base de données.