Suivi des équipements dans l’entreprise

Le suivi des équipements de l’entreprise est une notion plus large que le seul suivi de l’infrastructure IT. Il comprend non seulement les ordinateurs, les logiciels et les licences, mais aussi d’autres éléments utilisés dans le travail quotidien de l’organisation. Dans Ewida Standard, ce domaine repose sur un modèle orienté objet qui permet de gérer ce suivi de manière ordonnée et flexible.

Si vous préférez une solution accessible dans le navigateur plutôt qu’une application de bureau Windows, consultez également Codenica ITSM + ITAM.

Suivi des équipements et audit IT

Si vous cherchez un logiciel pour suivre les équipements, l’audit IT seul ne suffit généralement pas. L’audit se concentre principalement sur les actifs visibles dans l’environnement informatique et réseau, alors qu’un suivi complet des équipements comprend aussi des éléments qui ne peuvent pas être détectés automatiquement de cette manière.

Pour le matériel informatique, les logiciels et les équipements réseau, le travail peut être complété à l’aide de Ewida Audit. Le programme peut aider à analyser l’environnement et à préparer les données de départ, qui peuvent ensuite être exportées vers Ewida Standard. Le suivi structuré des équipements de l’entreprise est ensuite poursuivi directement dans Ewida Standard.

L’ensemble comme moyen d’organiser le suivi

L’un des objets les plus importants dans Ewida Standard est l’Ensemble. En pratique, on peut le considérer comme un conteneur qui regroupe des éléments liés entre eux. Cela permet de travailler non seulement au niveau de chaque élément individuel, mais aussi au niveau de tout le groupe qui fonctionne ensemble dans l’entreprise.

Les ensembles sont particulièrement utiles là où les équipements existent sous forme de groupes logiques. Ils peuvent inclure des appareils, des logiciels, des licences et d’autres éléments qui forment ensemble un tout utilisable.

Les principaux avantages de l’utilisation des ensembles sont les suivants :

  • regrouper des objets liés dans un ensemble cohérent,
  • faciliter l’affectation d’ensembles complets à des utilisateurs ou à des emplacements,
  • garder les relations entre les éléments suivis bien organisées,
  • permettre d’analyser les coûts d’achat et de support non seulement pour les éléments individuels, mais aussi pour des ensembles complets.

Création d’un nouvel ensemble

Un nouvel ensemble peut être créé à l’aide de l’option :
Menu principal → Ensemble → Nouveau

L’objet ensemble lui-même doit être compris au sens large. Il ne désigne pas forcément uniquement un ensemble informatique. Il peut représenter n’importe quel groupe d’éléments qui a un sens organisationnel dans une entreprise donnée et qui doit être traité comme un tout. C’est à l’utilisateur de décider quelles catégories et quelle terminologie correspondent le mieux à la structure réelle des équipements.

Pourquoi les ensembles sont pratiques

Dans un suivi bien organisé, un ensemble n’est pas seulement une manière pratique de regrouper des enregistrements. C’est un outil qui facilite le travail quotidien avec les équipements. Lorsque les objets sont reliés entre eux dans des groupes logiques, il devient plus simple de les transmettre entre employés, de contrôler leur contenu et de suivre l’historique des changements.

Cela est particulièrement important lorsqu’une entreprise gère de nombreux groupes d’équipements similaires, comme des ensembles informatiques, des lots d’accessoires ou des équipements mobiles. Au lieu d’effectuer de nombreuses opérations séparées pour chaque élément, on peut travailler au niveau de l’ensemble tout en conservant des données détaillées pour chaque composant.

Exemple : un ensemble de supports de stockage portables

Si les employés reçoivent plusieurs supports de stockage USB, vous pouvez créer un ensemble qui regroupe ces éléments en un seul endroit. Une catégorie d’exemple peut s’appeler Clés USB, mais le nom dépend des règles adoptées dans l’entreprise.

On ajoute ensuite à cet ensemble des objets distincts représentant des supports de stockage précis. Cela permet d’affecter tout le groupe à un employé en une seule opération, puis de le détacher ou de le transférer tout aussi facilement. En même temps, chaque composant reste visible comme un élément distinct dans le suivi.

Exemple : un ensemble téléphonique

La même approche peut être utilisée pour les équipements mobiles. Un ensemble peut représenter, par exemple, un téléphone professionnel avec ses principaux composants. Selon la terminologie utilisée dans l’entreprise, on peut employer des catégories comme Ensemble téléphonique ou Téléphone mobile.

L’ensemble peut inclure notamment :

  • le téléphone lui-même,
  • la batterie,
  • la carte SIM.

Ce modèle aide à garder de l’ordre lors de la remise et du retour des équipements, tout en permettant de suivre séparément chacun de ces éléments lorsque l’entreprise a besoin de ce niveau de détail.

Objets indépendants et historique des changements

Dans Ewida Standard, chaque objet, comme un Ensemble ou un Appareil, est traité comme un élément indépendant. C’est pourquoi il est utile d’enregistrer séparément dans le suivi les composants qui pourront plus tard nécessiter leur propre historique, une analyse des coûts, des réparations, des modernisations ou des changements d’affectation.

Si un élément donné doit pouvoir être analysé séparément par la suite, il vaut mieux le créer comme objet distinct plutôt que de le traiter uniquement comme un paramètre descriptif d’un ensemble plus large. Cela permet au programme de suivre tout son historique depuis son ajout, en passant par son affectation et son retrait, jusqu’aux réparations, aux modernisations et à sa suppression du suivi.

En pratique, c’est précisément cette approche qui fait que le suivi des équipements reste utile non seulement au départ, mais aussi après une période plus longue de travail avec le système.