Was ist das Kundenportal

Das Kundenportal ist eine separate Benutzeroberfläche innerhalb des Systems Codenica ITSM + ITAM. Es richtet sich an Personen, die vom IT-Team betreut werden – interne Mitarbeiter oder externe Kunden, die Probleme melden, ihre Tickets einsehen und auf zugewiesene Ressourcen zugreifen möchten.

Das Portal läuft im Webbrowser, ist auf jedem Gerät zugänglich (Smartphone, Tablet, Computer) und greift auf dieselbe Datenumgebung zu wie das Hauptanwendungsmodul. Benutzer sehen ausschließlich die Informationen, für die sie vom Administrator freigeschaltet wurden.

  • Zugriff auf die Wissensdatenbank.
  • Erstellen und Einsehen von Tickets.
  • Interne Kommunikation mit dem Support-Team (Chat und Nachrichten).
  • Zugriff auf zugewiesene Assets und Dokumente (falls aktiviert).
  • Zugriff auf zugewiesene Notizen und Bestätigungen (falls aktiviert).
  • Anpassbares Erscheinungsbild im Corporate Design des Unternehmens.

Administratoren können das Erscheinungsbild des Portals anpassen, indem sie ein Unternehmensbanner mit Logo, Farben und ausgewählten Designelementen hinterlegen. Das im Screenshot sichtbare fiktive Oriale-Unternehmensbanner dient ausschließlich Demonstrationszwecken – es kann jederzeit durch ein eigenes Unternehmensbanner ersetzt werden.

Ansicht des Kundenportals im System Codenica ITSM + ITAM mit Ticketliste und Benutzer-Navigationsbereich.

Überblick über die Benutzeroberfläche

Das Kundenportal verfügt über eine klare und reduzierte Benutzeroberfläche, die auf unterstützte Endbenutzer zugeschnitten ist. Im zentralen Bereich wird eine Liste von Lösungen angezeigt – auch als Artikel der Wissensdatenbank bezeichnet. Dabei handelt es sich um Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die vom Support-Team für wiederkehrende Probleme erstellt wurden. Über das Navigationsmenü erhalten Benutzer schnellen Zugriff auf Tickets, Assets, Kommunikationsmodule und weitere Funktionen – abhängig von den zugewiesenen Berechtigungen. Das Layout ist so gestaltet, dass ein Ticket in wenigen Schritten erstellt oder dessen aktueller Status überprüft werden kann.

So gewähren Sie Zugriff auf das Kundenportal

Damit ein Mitarbeiter oder Kunde das Kundenportal nutzen kann, muss ein Administrator oder Agent zunächst einen Benutzerdatensatz anlegen und das E-Mail-Feld korrekt ausfüllen. Die E-Mail-Adresse dient als Login für das Kundenportal. Die Einrichtung ist unkompliziert und dauert nur wenige Minuten.

  1. Legen Sie einen Mitarbeiter- oder Kundenaccount an oder bearbeiten Sie einen bestehenden (zum Beispiel: MENU → EMPLOYEES → ADD) und speichern Sie die Änderungen.
  2. Öffnen Sie die Eigenschaften des ausgewählten Mitarbeiters oder Kunden über die Schaltfläche Edit (zum Beispiel im IT-Manager-Panel auf der rechten Seite der Anwendung).
  3. Wechseln Sie zur Registerkarte Portal.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche (Re)Initialize Password (das Eigenschaftenfenster muss sich im Bearbeitungsmodus befinden).

Nach dem Klick auf (Re)Initialize Password erstellt das System automatisch ein zufälliges Passwort und sendet es an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Das Passwort kann nach der ersten Anmeldung vom Benutzer geändert werden.

Alternative Anmeldung per SSO (OAuth2)

Codenica ITSM + ITAM unterstützt Single Sign-On (SSO) auf Basis von OAuth2. Mitarbeiter oder Kunden können sich ohne Passwort über ein Microsoft- oder Google-Konto im Kundenportal anmelden.

In diesem Fall übernimmt der gewählte Anbieter die Authentifizierung. Das System Codenica ITSM + ITAM erhält lediglich ein Token, das die erfolgreiche Anmeldung sowie die autorisierte E-Mail-Adresse bestätigt. Passwörter oder andere Zugangsdaten werden dabei nicht übertragen. Dieses Verfahren gilt als sicher und wird empfohlen.

Detailansicht eines Mitarbeiters im System Codenica ITSM + ITAM mit geöffneter Registerkarte „Portal“ im IT-Manager-Panel und sichtbarer Schaltfläche „(Re)Initialize Password“.

Zugriff auf das Kundenportal gewähren

Der Zugriff auf das Kundenportal wird über das Eigenschaftenfenster eines Mitarbeiters oder Kunden eingerichtet. Am bequemsten erfolgt dies über das IT-Manager-Panel auf der rechten Seite der Anwendung. Nach Auswahl des Benutzers wechseln Sie zur Registerkarte Portal und verwenden die Option (Re)Initialize Password. Nach dem Speichern sendet das System automatisch die Zugangsdaten an die E-Mail-Adresse des Benutzers. Ab diesem Zeitpunkt kann sich der Benutzer im Kundenportal anmelden und die freigeschalteten Funktionen nutzen.

Wer nutzt das Kundenportal

Das Kundenportal richtet sich an Endbenutzer, die das System nicht administrieren, aber mit der IT-Abteilung kommunizieren und ihre eigenen Tickets verwalten möchten.

  • Externe Kunden, die von einem IT-Dienstleister betreut werden.
  • Interne Mitarbeiter, die Störungen oder Anfragen melden.
  • Benutzer mit eingeschränktem Systemzugang.

Das Portal ist nicht für Administratoren oder Agenten vorgesehen, die Tickets im Hauptanwendungsmodul bearbeiten.

Was Mitarbeiter oder Kunden im Portal tun können

  • Neue Tickets erstellen.
  • Auf bestehende Tickets antworten.
  • Status und Kommunikationsverlauf einsehen.
  • Die Wissensdatenbank zur eigenständigen Problemlösung nutzen.
  • Zugewiesene Assets, Dokumente, Notizen und Bestätigungen anzeigen (sofern aktiviert).
  • Mit dem Support-Team über den internen Chat und das Nachrichtensystem kommunizieren.

Der verfügbare Funktionsumfang hängt von der durch den Administrator definierten Konfiguration ab.

Unterschied zwischen Kundenportal und Hauptanwendungsmodul

Das Kundenportal ist eine vereinfachte Oberfläche für Endbenutzer, die von der IT-Abteilung betreut werden. Das Hauptmodul von Codenica ITSM + ITAM dient der Verwaltung von Tickets, Assets, Systemeinstellungen und Automatisierungen.

  • Im Portal sehen Benutzer ausschließlich ihre eigenen Tickets.
  • Sie können keine Assets bearbeiten oder andere Benutzer verwalten.
  • Sie haben keinen Zugriff auf Systemkonfiguration oder administrative Einstellungen.

Das Hauptanwendungsmodul wird von Agents und Administratoren genutzt, die Anfragen bearbeiten, IT-Infrastruktur verwalten und Prozesse konfigurieren.

Zusammenfassung

Das Kundenportal in Codenica ITSM + ITAM schafft einen strukturierten Kommunikationsraum zwischen Endbenutzern und der IT-Abteilung. Es trennt operative Funktionen klar von administrativen Aufgaben und ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeitern oder Kunden ausschließlich auf die für sie relevanten Systembereiche Zugriff zu geben. Durch die Integration in das Ticketsystem, die Wissensdatenbank und die Kommunikationsmodule unterstützt das Kundenportal die tägliche Arbeit von Help-Desk- und Service-Desk-Teams. Benutzer haben einen zentralen Ort, um Probleme zu melden, Ticketstatus zu verfolgen und mit dem IT-Support in Kontakt zu treten. Die Einbindung des Kundenportals in ITSM-Prozesse erhöht die Transparenz in der Ticketbearbeitung, strukturiert die Kommunikation mit der IT-Abteilung und reduziert den Einsatz externer Tools. Es ist eine praktische Erweiterung des Hauptanwendungsmoduls und stärkt die Zusammenarbeit zwischen Anwendern und technischen Support-Teams.