Le propriétaire d'une petite entreprise n'a pas besoin de créer un service informatique distinct pour savoir quels ordinateurs, téléphones, imprimantes, véhicules ou outils l'entreprise possède et qui les utilise. Il lui faut en revanche un endroit où ces informations ne se perdent pas dans des tableurs, des messages ou des notes personnelles.

Codenica réunit l'inventaire des équipements, des logiciels et des licences avec la gestion des demandes, une base de connaissances et - dans les plans Plus et Enterprise - la supervision des ordinateurs des employés. Vous pouvez ainsi consulter l'état du matériel de l'entreprise, les attributions, l'historique des demandes et les informations recueillies sur les postes de travail sans passer d'un outil à l'autre.

L'application ne s'adresse pas uniquement aux entreprises informatiques. Un magasin de pneus peut l'utiliser pour inventorier les ordinateurs, les téléphones, les véhicules, les outils et l'équipement de l'atelier. Un bureau, un atelier, une entreprise de services ou une petite usine peut créer sa propre manière de décrire les actifs, les documents, les employés et les demandes quotidiennes.

Dans la pratique, Codenica peut aider une petite entreprise dans plusieurs domaines :

  • tenir l'inventaire des équipements et des autres actifs, avec la personne responsable, le lieu, les documents et l'historique des modifications ;
  • recueillir automatiquement les informations sur les ordinateurs, les composants, les systèmes d'exploitation, les imprimantes, les périphériques USB et les logiciels installés ;
  • réaliser des audits du matériel et des logiciels et vérifier quels programmes et licences sont réellement utilisés ;
  • superviser les ordinateurs des employés - notamment le temps de travail, l'activité, les applications, Internet, les périphériques USB, les fichiers, les impressions, les transferts de données et les signaux liés à la sécurité, dans le périmètre choisi par l'entreprise ;
  • gérer les demandes des employés et des clients avec les échanges, les tâches et l'historique complet ;
  • créer ses propres inventaires au-delà de l'informatique - par exemple pour les véhicules, les clés, les outils, le mobilier, les documents ou l'équipement de bureau ;
  • donner aux employés et aux clients accès à un portail pour signaler des problèmes, consulter leur état et confirmer la remise d'un équipement ou l'exécution de certaines activités ;
  • rassembler les instructions et les réponses dans une base de connaissances, afin de ne pas devoir réexpliquer les problèmes courants depuis le début.

Quel est le coût de Codenica pour une petite entreprise ?

Il faut commencer par déterminer combien de personnes auront besoin d'un accès complet au système et si l'entreprise souhaite seulement tenir un inventaire et gérer les demandes, ou également superviser les ordinateurs et recueillir automatiquement les données des postes de travail. Le choix entre Cloud et On-Premise influence également le prix.

Avec une facturation annuelle, une licence Codenica Cloud coûte actuellement 144 USD HT dans le plan Starter, 300 USD HT dans Plus et 600 USD HT dans Enterprise. L'édition On-Premise est facturée annuellement et nécessite au moins trois licences : 648 USD, 1 152 USD ou 2 160 USD HT pour la commande minimale. Vous trouverez les tarifs et les limites actuels sur la page des tarifs.

Licences en accès concurrent : vous payez l'accès, pas chaque personne

Les licences utilisateur sont concurrentes. Si une entreprise dispose de deux licences, deux personnes peuvent travailler dans le système en même temps, mais un nombre plus important d'employés peut utiliser ces comptes à tour de rôle, selon les besoins. C'est une solution pratique pour une petite équipe dont les membres n'utilisent pas tous le système simultanément.

  • Avec Cloud, vous pouvez commencer avec une licence et choisir une facturation mensuelle ou annuelle.
  • On-Premise impose une commande minimale de trois licences et une facturation annuelle.
  • Un compte observateur et le portail destiné aux employés et aux clients ne nécessitent pas de licence utilisateur distincte.
  • Le nombre de demandes dans le système de tickets n'est pas soumis à une facturation séparée pour chaque ticket.
  • Certains plafonds, comme le nombre d'actifs ou d'ordinateurs supervisés, peuvent être augmentés avec les packs complémentaires disponibles.

Starter, Plus ou Enterprise : de quoi une petite entreprise a-t-elle besoin ?

Le plan doit correspondre à la manière dont l'entreprise travaille, et pas uniquement au nombre d'ordinateurs qu'elle possède. Si le besoin principal est de tenir un inventaire, de gérer les demandes et d'accéder aux informations, un plan plus simple peut suffire. Si l'entreprise a besoin d'une vision actuelle de ses postes, d'audits du matériel et des logiciels ou de règles limitant les activités à risque, elle doit choisir un plan comprenant la supervision des ordinateurs.

  • Starter comprend l'inventaire des actifs, des logiciels et des licences, un système de tickets illimité, une base de connaissances, un portail et un compte observateur. Il ne comprend pas la supervision des ordinateurs par Codenica Insight Agent.
  • Plus ajoute la supervision des ordinateurs, les audits automatiques du matériel et des logiciels, le contrôle des applications, de l'utilisation d'Internet, des périphériques USB, des fichiers et des impressions, ainsi que la possibilité de définir des règles de blocage. Une licence Plus permet de gérer jusqu'à 50 000 éléments d'inventaire et 50 ordinateurs supervisés.
  • Enterprise s'adresse aux entreprises qui ont besoin de plafonds plus élevés et de règles plus avancées pour la supervision, les processus et les changements. Une licence Enterprise permet de gérer jusqu'à 100 000 éléments d'inventaire et 100 ordinateurs supervisés.

Les plafonds augmentent avec les licences supplémentaires, et leur calcul dépend de l'édition choisie. Avec On-Premise, la commande minimale est de trois licences ; les plafonds affichés pour cette édition commencent donc à des valeurs plus élevées. Les deux éditions utilisent les mêmes grands domaines du système : inventaire, gestion des actifs, gestion des demandes, portail et base de connaissances.

La supervision des ordinateurs doit être mise en place avec un objectif et un périmètre clairement définis. Les employés doivent savoir quelles données sont recueillies, pourquoi elles sont nécessaires et selon quelles règles l'entreprise les utilisera. Codenica fournit les outils, mais ne remplace ni les procédures internes ni les obligations de l'employeur.

Cloud ou On-Premise : quelle solution convient à une petite entreprise ?

Les deux éditions de Codenica permettent de travailler avec les mêmes actifs, demandes, documents et fonctions de supervision. Elles se distinguent par le lieu d'exécution du système, la manière de stocker les données et la personne qui assure la maintenance de l'infrastructure.

Codenica Cloud : un démarrage plus simple

Codenica Cloud fonctionne en ligne dans Microsoft Azure. L'entreprise n'a pas à acheter ni à maintenir son propre serveur applicatif, à configurer un environnement de base de données ou à préparer elle-même toute l'infrastructure nécessaire à l'exécution du système. C'est une option pratique si vous souhaitez commencer rapidement, travailler depuis un navigateur et ne pas mobiliser vos propres ressources pour maintenir un serveur. Le coût initial est généralement plus faible, puisqu'il n'est pas nécessaire d'acheter et d'exploiter une infrastructure propre.

Codenica On-Premise : les données dans votre infrastructure

Codenica On-Premise est installée sur un serveur de l'entreprise. Les données de l'application, la base de données, les fichiers et la communication avec les agents peuvent rester dans le réseau interne, et le système peut fonctionner à 100 % hors ligne - sans connexion aux serveurs Codenica et sans accès à Internet. Cette solution s'adresse aux entreprises qui souhaitent décider elles-mêmes où les données sont stockées et comment l'environnement est protégé.

Ce contrôle implique aussi une responsabilité complète de la part de l'entreprise. Elle doit fournir le serveur et le réseau, gérer les accès utilisateurs, protéger l'infrastructure, créer des sauvegardes, restaurer le système après une panne et planifier et effectuer les mises à jour. On-Premise n'est pas un service dans lequel le fournisseur réalise ces tâches : l'entreprise doit disposer d'une personne ou d'un partenaire qui en est responsable.

Cloud conviendra généralement mieux à une petite entreprise qui souhaite utiliser le système sans posséder son propre serveur. On-Premise est pertinent lorsque le fait de conserver les données dans l'infrastructure de l'entreprise et de rester indépendant d'un service externe compte davantage que la responsabilité de maintenir l'environnement. Les détails des deux éditions et les limites actuelles sont disponibles sur la page des tarifs.

Que permet Codenica à une petite entreprise ?

La valeur principale ne réside pas dans la liste des fonctions elle-même, mais dans la possibilité de relier des informations qui étaient auparavant dispersées. Lorsqu'un employé signale un problème avec son ordinateur, la personne qui l'aide peut voir non seulement la demande, mais aussi l'équipement attribué, sa configuration, les programmes installés et l'activité précédente. Lorsqu'un appareil change d'utilisateur, son historique reste dans l'inventaire. Lorsqu'une personne pose une question sur une licence, un document ou un équipement, il n'est pas nécessaire de reconstituer la réponse à partir de plusieurs boîtes mail.

  • Vous conservez au même endroit les informations sur les ordinateurs, les téléphones, les imprimantes, les véhicules, les outils, les logiciels, les licences et les autres actifs.
  • L'inventaire automatique affiche le matériel et les logiciels détectés sur les postes de travail.
  • Le système de tickets rassemble les échanges, les tâches et les décisions liés à un problème précis, au lieu de les laisser uniquement dans les e-mails.
  • La supervision des ordinateurs peut aider à identifier l'utilisation des postes, les programmes inconnus, les supports amovibles connectés, les transferts de données, les impressions et les signaux liés à la sécurité, dans le périmètre défini par l'entreprise.
  • Le portail permet aux employés et aux clients de signaler des problèmes sans acheter une licence utilisateur complète pour chaque personne.
  • La base de connaissances conserve les réponses et les instructions qui pourront être réutilisées lorsqu'une demande similaire se présente.
  • Les types d'actifs personnalisés permettent d'adapter l'inventaire au secteur et au fonctionnement de l'entreprise, au lieu de le limiter à une liste prédéfinie d'équipements informatiques.

Si une entreprise a seulement besoin d'une liste ponctuelle de ses équipements, un simple tableur peut suffire. Codenica devient utile lorsque les informations évoluent avec l'entreprise : les actifs changent d'utilisateur et de lieu, les employés signalent des problèmes, il faut vérifier l'état des ordinateurs et des logiciels, et le propriétaire veut savoir ce qui se passe réellement avec l'équipement de l'entreprise. Dans ce cas, le choix entre Cloud et On-Premise permet d'adapter non seulement les fonctions, mais aussi le mode de stockage des données et la responsabilité de la maintenance du système.