Wprowadzenie do grupowego zarządzania zasobami IT

Edycja grupowa to funkcja, która usprawnia codzienną ewidencję zasobów IT oraz pracę z inwentaryzacją. Pozwala administratorom szybko zmieniać wspólne właściwości wielu urządzeń, licencji, dokumentów, klientów lub pracowników bez konieczności otwierania każdego elementu osobno. W organizacjach posiadających setki lub tysiące zasobów takie rozwiązanie znacząco ułatwia utrzymanie porządku w danych. Edycja grupowa oszczędza czas, ogranicza powtarzalne czynności i pomaga zachować spójność ewidencji w całej firmie.

Po co edycja grupowa w zarządzaniu zasobami IT?

W praktyce wiele urządzeń, licencji i powiązanych osób wymaga regularnych aktualizacji danych – takich jak zmiana lokalizacji, właściciela, działu, statusu, tagów czy konfiguracji. Ręczna aktualizacja kilkudziesięciu rekordów zwiększa ryzyko błędów i wydłuża czas pracy. Edycja grupowa umożliwia wprowadzenie zmian w wielu elementach jednocześnie, co pozwala utrzymać spójność danych i ograniczyć obciążenie administracyjne.

Lista elementów gotowych do grupowej edycji w systemie Codenica ITSM + ITAM

Edycja grupowa w Codenica ITSM + ITAM działa identycznie dla wszystkich typów elementów – zarówno zasobów, dokumentów, jak i klientów lub pracowników. Dzięki temu administratorzy pracujący z ewidencją IT mogą konsekwentnie stosować te same zasady i skrócić czas potrzebny na aktualizację danych. Na ekranie obok widać przykładową listę elementów, które można masowo modyfikować, co idealnie sprawdza się podczas inwentaryzacji zasobów IT lub reorganizacji działów.

Grupowe zarządzanie zasobami IT w systemie Codenica ITSM + ITAM

Edycja grupowa działa w sposób przejrzysty i intuicyjny – administrator zaznacza interesujące go elementy, wybiera z menu Akcje grupowe polecenie Edytuj, a następnie wprowadza zmiany, które zostaną zastosowane do całej grupy zasobów. System pozwala edytować większość pól związanych z zarządzaniem zasobami IT, takich jak lokalizacja, przypisane obiekty, powiązane dokumenty, kategorie oraz typy zasobów. Funkcja ta wspiera również masowe nadawanie tagów, zmiany statusów oraz dodawanie powiązań. Po zaznaczeniu elementów do edycji i wybraniu opcji Edytuj z menu Akcje grupowe (na górze), które pojawi się dopiero gdy zaznaczone będą co najmniej dwa elementy, pojawi się kontrolka właściwości z ujednoliconymi danymi. Jeżeli w danym polu jest wyświetlona jakaś wartość – oznacza to, że wszystkie zaznaczone elementy mają w tym polu tę samą wartość. Jeżeli pole jest puste – zaznaczone elementy mają różne wartości i można je teraz ujednolicić.

Okno edycji grupowej zasobów IT w systemie Codenica ITSM + ITAM

Podczas edycji grupowej użytkownik wybiera jedynie te pola, które mają zostać zmienione, co minimalizuje ryzyko przypadkowego nadpisania danych. Zmienione wartości zostaną zastosowane do wszystkich zaznaczonych rekordów, co znacząco przyspiesza aktualizację danych. Funkcja ta jest szczególnie przydatna podczas przygotowania do audytu IT, gdy wymagane jest szybkie ujednolicenie informacji o zasobach.

Grupowe tworzenie relacji w systemie Codenica ITSM + ITAM

Codenica ITSM + ITAM umożliwia edycję grupową w jednym, spójnym interfejsie dla wszystkich typów elementów. Administratorzy mogą modyfikować dane sprzętu, oprogramowania, licencji, dokumentów, klientów i pracowników, widząc dokładnie, które właściwości zostaną zmienione. System pozwala również na grupowe dodawanie relacji za pomocą panelu Dodaj relacje. W ustawieniach można określić, jakie obiekty mogą być ze sobą powiązane oraz jak takie powiązania wpływają na statusy lub wartości pól.

Domyślnie obiekt Pracownik można powiązać z:

  • Komputerem
  • Urządzeniem
  • Oprogramowaniem
  • Licencją
  • Materiałem eksploatacyjnym
  • Notatką
  • Zadaniem
  • Zapotrzebowaniem
  • Zgodą (Akceptacją)
  • Fakturą
  • Gwarancją
  • Umową

Kiedy edycja grupowa nie zadziała?

Codenica ITSM + ITAM jest systemem konfigurowalnym, dlatego niektóre ustawienia mogą ograniczać możliwość edycji wielu elementów jednocześnie. Jeżeli dana właściwość ma włączoną unikalność wartości, nie będzie dostępna w trybie edycji grupowej, ponieważ system nie może przypisać tej samej wartości wielu obiektom. Ograniczenia mogą wynikać również z konfiguracji relacji. Jeżeli powiązanie zostało ustawione jako jeden do jednego po obu stronach, nie będzie możliwe jego utworzenie dla wielu elementów naraz. Mechanizmy te chronią spójność danych i wynikają z ustawień systemu. Przed rozpoczęciem edycji grupowej warto sprawdzić, czy wybrane właściwości lub relacje nie mają aktywnych ograniczeń.

Ustawienie włączające unikalność wartości w systemie Codenica ITSM + ITAM

Poniższy przykład przedstawia ustawienie unikalności wartości dla właściwości. W takiej konfiguracji pole nie będzie dostępne podczas edycji grupowej, ponieważ system musi zagwarantować, że każda wartość pozostanie indywidualna i nie zostanie nadpisana jednocześnie dla wielu elementów. Tego typu ustawienia stosuje się w sytuacjach, w których konkretna właściwość pełni rolę identyfikatora lub wymaga pełnej rozłączności między obiektami.

Ustawienia relacji jeden do jednego w systemie Codenica ITSM + ITAM

Ustawienia relacji obejmują opcje Źródłowy element jeden do jednego oraz Relacyjny element jeden do jednego. Oznacza to, że powiązanie między obiektami może istnieć wyłącznie w konfiguracji jeden do jednego, co automatycznie wyklucza możliwość tworzenia takich relacji w trybie edycji grupowej. Takie ustawienia zapewniają kontrolę nad strukturą powiązań i zapobiegają błędom wynikającym z wielokrotnego przypisania elementów tam, gdzie obowiązuje zasada wyłączności.

Podsumowanie

Edycja grupowa w Codenica ITSM + ITAM pozwala szybko i bezpiecznie aktualizować wiele rekordów jednocześnie. Ogranicza pracę manualną, zmniejsza liczbę błędów i pomaga utrzymać porządek w ewidencji zasobów. Sprawdza się zarówno w mniejszych firmach, jak i w rozbudowanych środowiskach IT, gdzie aktualne i spójne dane mają realne znaczenie dla codziennej pracy.