El propietario de una pequeña empresa no necesita crear un departamento de TI independiente para saber qué ordenadores, teléfonos, impresoras, vehículos o herramientas tiene la empresa y quién los utiliza. Pero sí necesita un lugar donde esta información no se pierda entre hojas de cálculo, mensajes y notas privadas.

Codenica reúne el inventario del equipamiento, del software y de las licencias con la gestión de solicitudes, la base de conocimientos y - en los planes Plus y Enterprise - la monitorización de los ordenadores de los empleados. Así, puede consultar el estado del equipamiento de la empresa, las asignaciones, el historial de solicitudes y la información recopilada de los puestos de trabajo sin saltar entre varias herramientas.

La aplicación no está pensada únicamente para empresas informáticas. Una tienda de neumáticos puede utilizarla para inventariar ordenadores, teléfonos, vehículos, herramientas y equipamiento del taller. Una oficina, un taller, una empresa de servicios o una pequeña planta puede crear su propia forma de describir activos, documentos, empleados y solicitudes diarias.

En la práctica, Codenica puede ayudar a una pequeña empresa en varios ámbitos:

  • mantener el inventario de equipos y otros activos, junto con la persona responsable, la ubicación, los documentos y el historial de cambios;
  • recopilar automáticamente información sobre ordenadores, componentes, sistemas operativos, impresoras, dispositivos USB y software instalado;
  • realizar auditorías de hardware y software y comprobar qué programas y licencias se utilizan realmente;
  • monitorizar los ordenadores de los empleados - entre otros aspectos, el tiempo de trabajo, la actividad, las aplicaciones, Internet, los dispositivos USB, los archivos, la impresión, las transferencias de datos y las señales relacionadas con la seguridad, dentro del alcance elegido por la empresa;
  • gestionar las solicitudes de empleados y clientes junto con la correspondencia, las tareas y el historial completo;
  • crear inventarios personalizados más allá de TI - por ejemplo, para vehículos, llaves, herramientas, muebles, documentos o equipamiento de oficina;
  • ofrecer a empleados y clientes un portal para comunicar problemas, consultar su estado y confirmar la entrega de equipos o la realización de determinadas actividades;
  • reunir instrucciones y respuestas en una base de conocimientos, para no tener que explicar desde el principio los problemas habituales cada vez.

¿Cuánto cuesta Codenica para una pequeña empresa?

Conviene empezar por decidir cuántas personas necesitarán acceso completo al sistema y si la empresa solo quiere mantener un inventario y gestionar solicitudes, o si también quiere monitorizar ordenadores y recopilar datos automáticamente de los puestos de trabajo. La elección entre Cloud y On-Premise también influye en el precio.

Con facturación anual, una licencia de Codenica Cloud cuesta actualmente 144 USD netos en el plan Starter, 300 USD netos en Plus y 600 USD netos en Enterprise. La edición On-Premise se factura anualmente y requiere al menos tres licencias: 648 USD, 1.152 USD o 2.160 USD netos por el pedido mínimo. Puede consultar los precios y límites actuales en la página de precios.

Licencias concurrentes: pague por el acceso, no por cada persona

Las licencias de usuario son concurrentes. Si una empresa tiene dos licencias, dos personas pueden trabajar en el sistema al mismo tiempo, pero un número mayor de empleados puede utilizar esas cuentas uno después de otro, según sus necesidades. Es una opción práctica para un equipo pequeño en el que no todos utilizan el sistema simultáneamente.

  • Con Cloud puede empezar con una licencia y elegir facturación mensual o anual.
  • On-Premise tiene un pedido mínimo de tres licencias y facturación anual.
  • Una cuenta de observador y el portal para empleados y clientes no requieren una licencia de usuario independiente.
  • El número de solicitudes del sistema de tickets no está sujeto a un cargo separado por cada ticket.
  • Determinados límites, como el número de activos u ordenadores monitorizados, pueden ampliarse con los paquetes adicionales disponibles.

Starter, Plus o Enterprise: ¿qué necesita una pequeña empresa?

El plan debe adaptarse a la forma de trabajar de la empresa, no solo al número de ordenadores que tiene. Si la necesidad principal es mantener un inventario, gestionar solicitudes y acceder a la información, puede bastar con un plan más sencillo. Si la empresa necesita una visión actual de sus puestos de trabajo, auditorías de hardware y software o reglas para limitar actividades de riesgo, debe elegir un plan que incluya la monitorización de ordenadores.

  • Starter incluye el inventario de activos, software y licencias, un sistema de tickets ilimitado, una base de conocimientos, un portal y una cuenta de observador. No incluye la monitorización de ordenadores mediante Codenica Insight Agent.
  • Plus añade monitorización de ordenadores, auditorías automáticas de hardware y software, control de aplicaciones, uso de Internet, dispositivos USB, archivos e impresión, además de la posibilidad de definir reglas de bloqueo. Una licencia Plus permite gestionar hasta 50.000 elementos de inventario y 50 ordenadores monitorizados.
  • Enterprise está pensado para empresas que necesitan límites más altos y reglas más avanzadas de monitorización, procesos y cambios. Una licencia Enterprise permite gestionar hasta 100.000 elementos de inventario y 100 ordenadores monitorizados.

Los límites aumentan con las licencias adicionales, y la forma de calcularlos depende de la edición elegida. En On-Premise, el pedido mínimo es de tres licencias, por lo que los límites mostrados para esta edición empiezan con valores más altos. Ambas ediciones utilizan las mismas áreas principales del sistema: inventario, gestión de activos, gestión de solicitudes, portal y base de conocimientos.

La monitorización de ordenadores debe implantarse con un objetivo y un alcance claros. Los empleados deben saber qué datos se recopilan, por qué son necesarios y según qué reglas los utilizará la empresa. Codenica proporciona las herramientas, pero no sustituye los procedimientos internos ni las obligaciones del empleador.

Cloud u On-Premise: ¿qué opción encaja mejor en una pequeña empresa?

Las dos ediciones de Codenica permiten trabajar con los mismos activos, solicitudes, documentos y funciones de monitorización. Se diferencian por el lugar donde se ejecuta el sistema, la forma de almacenar los datos y quién mantiene la infraestructura.

Codenica Cloud: un comienzo más sencillo

Codenica Cloud funciona online en Microsoft Azure. La empresa no tiene que comprar ni mantener su propio servidor de aplicaciones, configurar un entorno de base de datos ni preparar por sí misma toda la infraestructura necesaria para ejecutar el sistema. Es una opción cómoda si quiere empezar rápidamente, trabajar desde un navegador y no dedicar sus propios recursos al mantenimiento de un servidor. Por lo general, también supone un coste inicial menor, porque no es necesario comprar y operar una infraestructura propia.

Codenica On-Premise: datos en la infraestructura de la empresa

Codenica On-Premise se instala en un servidor de la empresa. Los datos de la aplicación, la base de datos, los archivos y la comunicación con los agentes pueden permanecer dentro de la red interna, y el sistema puede funcionar 100 % offline, sin conectarse a los servidores de Codenica y sin acceso a Internet. Es una solución para empresas que quieren decidir por sí mismas dónde se almacenan los datos y cómo se protege el entorno.

Este control también implica una responsabilidad completa por parte de la empresa. Hay que proporcionar el servidor y la red, gestionar el acceso de los usuarios, proteger la infraestructura, crear copias de seguridad, restaurar el sistema después de un fallo y planificar y realizar las actualizaciones. On-Premise no es un servicio en el que el proveedor realice estas tareas: la empresa necesita una persona o un socio responsable de ellas.

Cloud suele encajar mejor en una pequeña empresa que quiere utilizar el sistema sin disponer de un servidor propio. On-Premise tiene sentido cuando conservar los datos en la infraestructura de la empresa y mantener la independencia de un servicio externo es más importante que asumir el mantenimiento del entorno. Los detalles de ambas ediciones y los límites actuales están disponibles en la página de precios.

¿Qué aporta Codenica a una pequeña empresa?

El valor principal no está en la lista de funciones por sí sola, sino en poder conectar información que antes estaba dispersa. Cuando un empleado comunica un problema con su ordenador, la persona que le ayuda puede ver no solo la solicitud, sino también el equipo asignado, su configuración, los programas instalados y la actividad anterior. Cuando un dispositivo cambia de usuario, su historial permanece en el inventario. Cuando alguien pregunta por una licencia, un documento o un equipo, no es necesario reconstruir la respuesta a partir de varias bandejas de correo.

  • Conserva en un solo lugar la información sobre ordenadores, teléfonos, impresoras, vehículos, herramientas, software, licencias y otros activos.
  • El inventario automático muestra el hardware y el software detectados en los puestos de trabajo.
  • El sistema de tickets reúne la correspondencia, las tareas y las decisiones relacionadas con un problema concreto, en lugar de dejarlas únicamente en el correo electrónico.
  • La monitorización de ordenadores puede ayudar a identificar cómo se utilizan los puestos, programas desconocidos, dispositivos extraíbles conectados, transferencias de datos, impresiones y señales relacionadas con la seguridad, dentro del alcance definido por la empresa.
  • El portal permite a empleados y clientes comunicar problemas sin comprar una licencia de usuario completa para cada persona.
  • La base de conocimientos conserva respuestas e instrucciones que pueden reutilizarse cuando aparece una solicitud similar.
  • Los tipos de activos personalizados permiten adaptar el inventario al sector y a la forma de trabajar de la empresa, en lugar de limitarlo a una lista predeterminada de dispositivos informáticos.

Si una empresa solo necesita una lista puntual de equipos, una hoja de cálculo sencilla puede ser suficiente. Codenica empieza a tener sentido cuando la información cambia con la empresa: los activos pasan de un usuario a otro y de una ubicación a otra, los empleados comunican problemas, hay que comprobar el estado de los ordenadores y del software, y el propietario quiere saber qué ocurre realmente con el equipamiento de la empresa. En ese caso, elegir entre Cloud y On-Premise permite adaptar no solo las funciones, sino también la forma de almacenar los datos y quién se responsabiliza del mantenimiento del sistema.